Lorsque les entreprises industrielles se rendent compte qu’il est temps de se faire accompagner dans leur transformation numérique, la démarche à suivre n’est pas toujours évidente. Font-elles appel à un partenaire externe, comme vous, pour identifier les problèmes ? Devez-vous commencer par faire un audit interne ? Est-il nécessaire de construire le cahier des charges en interne ? Faut-il mettre en place une équipe projet ? Autant de questions auxquelles nous tentons de répondre.
Audit de la situation : pourquoi est-il nécessaire ?
Quand les entreprises font appel à un consultant, leurs besoins ne sont pas toujours clairement définis. Votre première mission consiste alors à auditer la situation. Pour cela, il convient de se focaliser sur la production et l’organisation globale de l’entreprise. Les apports sont nombreux : la mise en évidence de problématiques parfois ignorées (volontairement ou non) telles que le manque de traçabilité, le stockage de l’information ou encore les problématiques de stockage, la remise en cause des processus existants afin de garder les bons et faire évoluer les moins bons (voire les remplacer ou les supprimer). Vous apportez un regard externe à l’entreprise, ainsi que des recommandations, qu’elle n’aura pu mettre en évidence en se basant sur les compétences de ses collaborateurs.
De par vos expériences et expertises, vous êtes amenés à élaborer une stratégie que l’entreprise devra suivre pour évoluer dans le bon sens. Même si les problématiques concernent davantage la production, prendre le temps de faire le tour des différents services et d’interroger les collaborateurs sur leurs problématiques terrain permet de mettre en place une méthodologie adaptée. Vous découvrirez ainsi que l’entreprise dispose sûrement de multiples outils. Par exemple, on peut évoquer un logiciel de gestion financière, l’ERP pour les achats et la production, et Excel pour tout le reste ! La curiosité et l’autonomie sont alors de précieuses alliées.
Cahier des charges : bonne ou mauvaise idée ?
Suite à cet audit et aux recommandations, de nombreuses entreprises industrielles souhaitent créer un cahier des charges : la solution idéale pour leurs problématiques organisationnelles. Cependant, est-ce vraiment nécessaire ?
À l’heure des méthodes agiles, de nouvelles techniques de gestion de projet ont vu le jour. Même si le cahier des charges permet de poser les bases, de cadrer l’appel d’offres et de limiter au maximum la place laissée au hasard, cela reste un mode de fonctionnement rigide et sa rédaction peut prendre beaucoup de temps. Plus le cahier des charges est long, plus le projet sera compliqué. Il faut être capable d’anticiper les évolutions et d’avoir une vision à long terme, ce qui est rarement le cas pour les PMI.
Pour un projet ERP industriel, il est primordial d’être pragmatique, d’y aller étape par étape, de laisser la place pour un ajustement. Si vous rédigez un cahier des charges, faites-le simple et souple. S’il est trop exigeant sur les fonctionnalités, le planning, il sera difficile de trouver un intégrateur qui voudra y répondre. Si ce dernier a le choix, il s’orientera vers des projets plus simples.
Nous sommes souvent confrontés à des clients qui nous appellent et ne comprennent pas pourquoi aucun intégrateur ne souhaite répondre à leurs cahiers des charges. Bien souvent, celui-ci est trop complexe, et au final ça leur dessert. Ils ont listé avec leur consultant leurs besoins sans prendre en compte leur capacité à gérer le projet en termes de temps et de ressources. C’est pourquoi nous préconisons de commencer “petit” en déployant les fonctionnalités prioritaires. Sans cela, les clients se retrouvent frustrés car ils ont exprimé leur besoin sans qu’on leur dise que c’était irréaliste. L’aspect budgétaire peut également être un frein au déploiement. Si le budget alloué est limité, le paramétrage et l’adaptation du logiciel le seront aussi. Faire une liste des fonctionnalités n’a donc pas de sens car l’entreprise devra s’adapter en fonction de ses moyens.
Il est de plus en plus courant que les petites structures fassent l’impasse sur ce document. Effectivement, les projets ne sont pas totalement mûrs. Ils vont alors évoluer au fil du déploiement de l’ERP. Plusieurs solutions s’offrent donc à vous.
- Proposer une offre “type” en vous basant sur un projet similaire. Cela permet de lancer les bases du projet et de les adapter au fur et à mesure.
- Proposer d’avancer par étapes : mettre en place les fonctionnalités indispensables et facturer à la fonctionnalité (et non plus au projet global) : GPAO, gestion des nomenclatures… Pour des clients indécis ou pas encore mûrs, c’est une solution séduisante.
Conclusion
Pour résumer, l’audit est une étape indispensable pour dessiner le projet. Même si le futur intégrateur souhaitera en faire un nouveau pour avancer en terrain connu, il permet de mettre en évidence les problématiques et de dessiner les contours de la démarche à adopter. Le cahier des charges, quant à lui, n’est plus le document incontournable à proposer à vos clients. Même s’il pose les bases du projet ERP, il peut rapidement devenir handicapant pour les PMI. Veillez donc à vous adapter et à proposer des alternatives.
