Choisir et déployer un logiciel ERP est une mission à part entière. C’est pourquoi il est nécessaire de nommer un responsable projet en interne. Son rôle ? Faire le lien entre les différents intervenants, construire le cahier des charges ERP industriel, superviser le déploiement, impliquer les collaborateurs… Mais il ne pourra le faire seul, il devra s’entourer d’une équipe projet. Qui impliquer ? Comment ? Suivez le guide !
Le responsable projet : le maillon central
Le responsable projet est dédié entièrement à l’implémentation du nouvel ERP. Il devient l’élément central en charge de constituer l’équipe qui participera à la mise en place de la nouvelle solution. Il doit également animer les différents brainstormings, effectuer le recueil des besoins, construire le cahier des charges ERP industriel…
Attention cependant : il devra veiller à ne pas impliquer trop de monde, au risque de déployer un ERP qui répond modérément à un grand nombre de besoins, mais qui ne présentera pas l’agilité ou les fonctionnalités poussées recherchées. De plus, le coût associé à une équipe trop large peut rapidement flamber sans réel cadrage. C’est là toute l’importance de bien choisir le responsable projet : une personne avec une bonne connaissance de l’entreprise et suffisamment de hauteur de vue pour cadrer, trancher, prioriser et retranscrire les besoins.
La direction générale : le moteur du projet
La direction doit indéniablement être intégrée au projet. Les habitudes ont la vie dure au sein des entreprises. Sans son appui, l’implémentation du nouvel outil peut être perçue d’un mauvais oeil de la part de certains collaborateurs. De plus, la direction a une vision stratégique de l’activité, ce qui lui permettra d’arbitrer en cas de désaccord plus facilement qu’un référent métier qui aura tendance à privilégier “son” module.
C’est aussi l’assurance de veiller à ce que les fonctionnalités et orientations spécifiées dans le cahier des charges respectent la culture, le positionnement, l’organisation et les perspectives envisagées par l’entreprise. L’implication de la direction est indispensable surtout pendant les phases de décision et de validation.
L’IT : le validateur des éléments techniques
Dans la mesure du possible, il est indispensable d’inclure la DSI au projet d’ERP. Si vous n’en avez pas, mandatez un collaborateur avec une compétence IT ou votre référent informatique interne. Cela est primordial, surtout pour faire l’inventaire de l’existant : données à disposition, architecture, processus en place… Il pourra également avaliser le choix de la technologie, les possibilités de connexion avec les autres applications du système d’information…
Il peut aussi être l’interlocuteur technique de l’éditeur ou l’intégrateur intervenant lors du déploiement d’un ERP industriel.
Les key users : les testeurs
Bien évidemment, la réussite d’un projet ERP tient à la qualité de la réponse aux problématiques des utilisateurs. Qui de mieux pour en parler que les collaborateurs métier ? Les impliquer dès la rédaction du cahier des charges permet de mettre en avant les points de douleurs concrets rencontrés sur le terrain.
Associer les achats, la production, la maintenance, la finance… permettra de balayer l’ensemble des besoins auxquels un ERP peut répondre, et couronner votre projet de succès. Pour que cela soit le cas, il faut les former à l’utilisation. Ils auront également pour mission de tester la solution retenue pour apporter leurs retours.
Un accompagnateur externe : l’objectivité
Enfin, il peut être nécessaire de vous faire accompagner par un consultant ou un intégrateur pour la définition de votre projet. Cela vous permettra d’obtenir un avis externe sur la situation actuelle et sur les besoins. Faire le choix d’un partenaire expert de votre secteur industriel vous apporte une expertise et une connaissance que vous ne possédez pas nécessairement.
De plus, cet intervenant extérieur connaît certainement des solutions logicielles que vous n’avez pas envisagées. Un bon consultant saura vous challenger et vous amener à vous poser des questions pour définir vos priorités et construire avec vous votre projet ERP. Ne vous précipitez donc pas dans le choix de ce partenaire.
En conclusion, la constitution de l’équipe projet ERP industriel est nécessaire avant même la rédaction du cahier des charges. Sa composition est essentielle, car c’est elle qui sera le moteur de la mise en place de votre nouveau logiciel et qui accompagnera les collaborateurs dans son utilisation. Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter.
