Le cahier des charges est un document important pour un projet ERP. Cependant, mal rédigé, incomplet ou inadapté, il peut mener votre projet à l’échec. Dans cet article, nous avons décidé de vous livrer les sept crimes qui, selon nous, “tuent” la rédaction du cahier des charges d’un ERP industriel.
Crime 1 : Faire un document de 140 pages
Nous l’avons déjà évoqué dans un article précédent. Selon nous, le rôle du cahier des charges est de cadrer le projet, tout en laissant place à l’agilité et la flexibilité. Il est donc nécessaire que le cahier des charges soit court et synthétique.
Un cahier des charges trop long fixera plus de contraintes qu’il n’ouvrira de perspectives : il est évidemment impossible de satisfaire tous les besoins que l’entreprise industrielle peut avoir exprimés. C’est pourquoi il est important de prioriser les attentes, de ne spécifier que les informations nécessaires, de ne pas brider le projet pour pouvoir l’ajuster au fur et à mesure du déploiement du logiciel.
Crime 2 : Consacrer 40 000€ à la rédaction du cahier des charges
Dans le même esprit que le point précédent, il est inutile de consacrer un budget trop important à la construction du cahier des charges. Il est plus important de garder ce budget pour le projet ERP en lui-même. Pour quelle raison ? Tout simplement parce que plus votre cahier des charges sera onéreux, plus il sera complet, long à produire et donc moins il sera flexible. Et cela peut faire fuir les éditeurs ou les intégrateurs. Encore une fois, allez à l’essentiel.
Crime 3 : Recopier un cahier des charges ERP généraliste
Une autre erreur, pourtant souvent commise, consiste à prendre modèle sur un cahier des charges ERP généraliste. En soit, cela peut fonctionner. Mais, vous prenez le risque d’oublier l’essentiel : les besoins relatifs à l’industrie. Ces derniers sont précis et spécifiques. Les ERP classiques ne proposent souvent pas ou peu les modules industriels (exemple : la GPAO). C’est pourquoi, nous vous conseillons d’oublier cette option.
Crime 4 : Se laisser griser par des fonctionnalités “Wahou”
Lors d’un nouveau projet ERP, les entreprises industrielles ont beaucoup d’attentes et se laissent parfois déborder, en se focalisant sur des fonctionnalités ou modules “wahou”, qui ne seront cependant parfois pas utiles tout de suite, ou qui sacrifient l’essentiel au clinquant.
Là encore, l’important est de prioriser les besoins, pour définir les fonctionnalités clés et prioritaires. Et c’est, selon nous, le rôle principal du cahier des charges. Attention donc à ne pas vous laisser éblouir par des promesses.
Crime 5 : Viser la lune avant d’avoir décollé
Tout est une question de priorisation. Rien ne sert de faire une liste au père Noël, avec des objectifs qui ne seront pas atteignables tout de suite. Le risque est de choisir ensuite le mauvais outil et de ne pas obtenir les résultats escomptés.
Il est essentiel d’envisager le déploiement de l’ERP industriel pas à pas, avec des échelons à gravir petit à petit. Comment ? En utilisant la méthode moscow pour se fixer des priorités :
- M :“Must-have” : ce qui doit être fait (vital).
- S :“Should have” : ce qui devrait être fait dans la mesure du possible (essentiel).
- C :“Could have” : ce qui pourra être fait, si cela n’impacte pas négativement les autres modules (confort).
- W : “Would like” : ce qui ne sera pas fait tout de suite mais plus tard (optimisation).
Crime 6 : Penser uniquement à l’instant T
Le but d’un ERP est d’accompagner l’entreprise sur plusieurs années (5 à 10 en moyenne), donc de s’adapter à ses évolutions : croissance, internationalisation, acquisition… Beaucoup d’industries construisent leur cahier des charges suivant leurs besoins et attentes actuelles sans anticiper la suite en veillant à garder des marges de manœuvre. Et c’est une erreur ! Cela peut vous fermer des portes, vous amener à faire le mauvais choix et à perdre en adaptabilité dans un environnement difficile à anticiper.
Il est donc essentiel de ne pas penser uniquement aux fonctionnalités, mais également à l’évolutivité du logiciel, la technologie utilisée et l’agilité proposée. Je vous invite à consulter l’article dédié à ce sujet : ERP industriel : au-delà des fonctionnalités, dix atouts que votre logiciel doit posséder.
Crime 7 : Confier la rédaction du cahier des charges à un alternant
Nous voyons trop souvent des entreprises confier la rédaction du cahier des charges à un alternant. Même si cela peut être très formateur pour ce dernier, et quelles que soient ces compétences, cela ne semble pas être une bonne pratique pour nous. Pourquoi ? D’abord, car il ne connaît pas forcément tous les besoins de votre entreprise, tous les métiers ou tous les outils à votre disposition. Ensuite, car il ne possède pas nécessairement l’expérience nécessaire à la construction d’un tel document. Enfin, car un projet ERP industriel est très stratégique pour votre entreprise, le droit à l’erreur est donc minime. Il est donc déconseillé de le confier à une personne qui n’a pas été exposée à toutes les situations auxquelles une entreprise industrielle peut se retrouver confrontée.
Rédiger un cahier des charges nécessite donc de respecter certaines bonnes pratiques et d’éviter des crimes qui pourraient entraver la réussite de votre projet ERP industriel. Vous pensez avoir besoin d’aide pour la rédaction de votre cahier des charges ? N’hésitez pas à nous contacter ou à télécharger la check-list indispensable.
