Progiciel de Gestion Intégré (PGI) : Le guide pour tout savoir
Introduction
Lorsqu’il est question de logiciels de gestion d’entreprise, de nombreux termes et acronymes reviennent dans les discussions. Parmi eux, celui de Progiciel de Gestion Intégré (PGI), plus communément appelé logiciel ERP (Entreprise Ressource Planning en anglais). Mais que se cache-t-il vraiment derrière cette appellation ? Voici un article qui devrait répondre aux interrogations les plus courantes et dissiper certaines zones d’ombre !
La définition d’un PGI
Un Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est un logiciel informatique regroupant différents modules dédiés à la gestion complète d’une entreprise. Il permet de répondre aux nombreux besoins de gestion d’une entreprise.
Adopté par de nombreuses entreprises à partir des années 1990, notamment dans l’industrie, cet outil est aujourd’hui très largement répandu autour du globe. Il est considéré comme l’un des piliers de la transformation digitale des entreprises.
Quel est le rôle d’un PGI ?
En premier lieu, il est important de comprendre que tous les PGI ne sont pas tous destinés à la même cible et possèdent des spécificités propres.
Ceci étant dit, le rôle principal d’un PGI est de centraliser les données et les processus de l’entreprise dans d’une seule solution informatique. Les progiciels sont généralement construits sur un socle technique et fonctionnel. Les entreprises les paramètrent et les enrichissent avec l’ajout de différents modules en fonction de leurs besoins, chacune étant dédiée à un domaine précis. On retrouve par exemple :
- La gestion commerciale (CRM, cycle de vente)
- La gestion des factures (devis, factures)
- La gestion des ressources humaines (temps de présence, emploi du temps)
- La gestion de la comptabilité (délais de paiement, facturation, trésorerie)
- La gestion des achats et des approvisionnements
En règle générale, dès qu’une information est mise à jour, le changement est répercuté en temps réel dans une base de données centrale. De cette manière, les différents services disposent d’informations à jour, pour un bon enchaînement des différents processus structurants de l’entreprise (ex : dans l’industrie, l’arrivée d’une commande déclenche une planification en production et des commandes de matières premières).
Les données contenues dans le PGI servent à analyser la performance de l’entreprise, pour ensuite permettre la mise en œuvre d’actions adaptées.
Quels sont les avantages et limites d’un PGI ?
Les données contenues dans le PGI servent à analyser la performance de l’entreprise, pour ensuite permettre la mise en œuvre d’actions adaptées.
Les avantages
- Optimisation de la gestion et productivité de l’entreprise : Une fois qu’une information est saisie, elle est propagée dans le logiciel et n’a pas besoin d’être ressaisie. Cela, réduit considérablement le taux d’erreurs et de doublons grâce à l’utilisation d’une base de données unique.
- Une évolution progressive : Les entreprises ont la possibilité de ne recourir qu’aux fonctionnalités clés de gestion, pour construire étape par étape une solution “sur-mesure”, tout en maîtrisant son budget.
- Centralisation du système d’information : Cela évite le mauvais transfert de données, mais aussi évite d’avoir recours à une multitude de logiciels tiers. Toute l’entreprise travaille ainsi sur un seul système qui interconnecte l’ensemble des services.
- Améliorer la réactivité et les prises de décision : À l’aide de la centralisation des informations en temps réel par les différents services de l’organisation, qui apporte une vision claire et précises des évolutions de l’entreprise.
- Structuration de l’entreprise : Une fois équipée, l’entreprise devient plus réactive au quotidien. Elle pourra mettre en place certains processus standardisés et reproductibles.
Ainsi cumulés, tous ces avantages viennent faciliter la montée en volume de l’entreprise, et donc sa croissance en général !
Les limites
- Un investissement financier important : Le déploiement d’un Progiciel de Gestion Intégré est un investissement financier majeur pour la plupart des sociétés. Il doit donc être réfléchi à l’avance. Un PGI est bien souvent calculé comme un coût, alors que le ROI dégagé par son utilisation permet de rapidement amortir l’addition, grâce au gain de temps et à des données plus fiables.
- Un temps d’adaptation et de formation : Le facteur humain doit lui aussi être pris en considération. Un PGI est une solution complète qui demande un temps d’adaptation et de formation auprès des collaborateurs concernés, avant que ces derniers deviennent pleinement autonomes. Heureusement, de nombreuses formations sont aujourd’hui proposées par les éditeurs et intégrateurs d’ERP. En ce sens, le développement des outils est de plus en plus orienté vers des interfaces intuitives facilitant leur prise en main.
Le choix d’un PGI engage souvent l’entreprise sur une longue durée. La migration entre deux outils n’est pas toujours évidente à réaliser. Il est donc nécessaire de mettre en place une conduite du changement. Cependant, il existe aujourd’hui des experts spécialisés dans cette opération auxquels les dirigeants peuvent faire appel pour faciliter la transition.
Comment choisir le bon PGI ?
La question du choix du progiciel de gestion est un dilemme de taille pour bien des décideurs. Ils peinent parfois à identifier la solution la plus adaptée à leur entreprise. Pourtant, avec un cheminement intellectuel bien défini, il est possible d’éclaircir la situation de façon significative. Dans cette optique, voici les points principaux sur lesquels se pencher avant de choisir un Progiciel de Gestion Intégré.
Identifier ses besoins et enjeux
La première question à se poser est celle de la situation actuelle de l’entreprise : quels sont les points de blocage actuels qui posent régulièrement problème ? Y a-t-il des besoins particuliers dans un ou plusieurs services ? Quels sont les processus à améliorer ? Et le cas échéant, le déploiement d’un ERP pourrait-il résoudre ces problèmes ?
Cette phase de réflexion est cruciale, car c’est de cette dernière que va découler l’expression des besoins, qui pourra prendre la forme d’un cahier des charges.
Solution généraliste ou spécialisée ?
Il existe aujourd’hui différents types de PGI. Certains sont adaptables à tous types d’activités. D’autres sont focalisés sur certains secteurs : agriculture, industrie, immobilier, etc.
PGI généraliste
Les logiciels généralistes présentent l’avantage d’être très flexibles et de fonctionner pour la grande majorité des entreprises. Par ailleurs, ils sont très souvent personnalisables.
PGI spécialisé
Les ERP spécialisés (ou “métier”) sont de leur côté plus efficaces pour répondre à des besoins spécifiques de certains secteurs. Ainsi, un PGI généraliste n’a pas la même approche qu’un PGI industriel. En effet, ce dernier propose des fonctionnalités propres à l’industrie. Par exemple : gestion des nomenclatures, calcul des niveaux, caractéristiques des matériaux, gestion des variantes ou encore traçabilité de la production.
Finalement, la prise de décision doit se faire sur la base des besoins et des enjeux de chaque entreprise. Pour une couverture globale des processus, une solution généraliste est généralement plus pertinente. En revanche, si la société évolue dans un secteur régi par des normes et des réglementations spécifiques, avec un mode de fonctionnement plus précis, la meilleure solution est de privilégier un outil spécialisé.
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Quel type d’hébergement choisir ?
Un Progiciel de Gestion Intégré peut s’acquérir selon différentes modalités d’hébergement, qui peuvent avoir un impact plus ou moins important sur son fonctionnement.
On distingue dans un premier temps les solutions On-Premise (sur site) des solutions SaaS (accessibles via Internet avec stockage sur le Cloud). Les deux options sont tout à fait valables, mais possèdent des spécificités qui seront plus adaptées à certaines entreprises. Hébergement en interne ou sur le cloud ? Accès uniquement sur les machines de l’entreprise ou possibilité de se connecter à distance ? Investissement initial ou paiement à long terme ?
Licence propriétaire ou open-source ?
Vient ensuite le type de licence Propriétaire ou Open-Source. Le premier est développé sur une base “privée” sur laquelle les clients n’ont aucun pouvoir. Les PGI open source possèdent la particularité de partager leur code source. Cela permet à n’importe qui disposant des compétences nécessaires d’en créer une copie personnalisée
Le calcul du coût
Même si le coût d’un PGI peut sembler évident, ce point n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Comme nous l’avons vu plus haut, un Progiciel de Gestion Intégré fonctionne souvent sur la base de modules indépendants que les entreprises peuvent choisir d’acheter (ou non) selon leurs besoins.
Le coût n’est donc pas “fixe” car au-delà du tarif de base peut venir s’ajouter une myriade de fonctionnalités supplémentaires qui font évoluer le prix en conséquence.
En plus du coût d’installation, il faut également prendre en compte l’accompagnement et la gestion de projet ainsi que la formation des équipes sur ce nouvel outil.
Notre conseil pour votre projet PGI est de ne pas aller chercher au moins cher mais de trouver la solution qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques. Le logiciel optimise l’ensemble des processus de votre industrie et accroît sa rentabilité.
Un mauvais choix en termes de solution ou une mauvaise gestion d’accompagnement pourrait donc mettre en péril l’efficience et la croissance de l’entreprise.
La pérennisation de la solution
L’acquisition d’un tel outil est généralement ancrée dans une démarche de modernisation sur le long terme. Il peut donc être intéressant de se renseigner sur le rythme des mises à jour, ainsi que sur le potentiel de la solution à évoluer sur la durée, notamment en s’assurant de la pérennité de son socle technologique.
Le support client
À moins d’avoir plusieurs experts en interne à disposition, une entreprise va devoir compter sur le support de l’éditeur ou de l’intégrateur avec lequel elle travaille : mises à jour, dysfonctionnements, questions… du moins avant de devenir autonome.
Encore une fois, évaluer la qualité du service client des différents prestataires dans votre “short list” (références, témoignages) peut se montrer particulièrement utile pour faire un tri.
Les Progiciels de Gestion Intégrés sont aujourd’hui des outils puissants et flexibles. Une entreprise ne doit pas se priver dans le cadre de son développement et de sa transformation digitale. Chez Open-Prod, nous avons développé un ERP Open Source spécialement destiné au milieu de l’industrie. Flexible, intuitif et performant, il s’adapte parfaitement aux spécificités de différentes branches industrielles : plasturgie, maroquinerie, automobile…
