Lexique

Qu'est ce qu'un EDI ?

Définition d'un EDI

L’abréviation EDI signifie Echange de Données Informatisé ou bien Electronic Data Interchange en anglais. C’est un échange électronique de documents et d’informations, d’ordinateur à ordinateur par un format standardisé. Il remplace les canaux de communication et d’échange traditionnels comme le mail ou encore le fax.

L’EDI permet dans un premier temps d’optimiser le flux d’informations grâce notamment à une dématérialisation des documents de l’entreprise comme par exemple les bons de commande, les avis d’expédition, ou encore les factures. Dans l’EDI, les documents sont transmis sous un format standardisé pour que les données puissent être traitées par les ordinateurs automatiquement. Il peut être écrit en langage XML par exemple. Les partenaires doivent donc s’accorder sur le format utilisé.

L’EDI et les autres logiciels

Pour intégrer un EDI au sein d’une entreprise, il convient d’avoir préalablement une solution de gestion qui accepte les EDI. Ce dernier peut être directement intégré dans le logiciel ou bien il est possible de l'ajouter à travers un module. Pour l’échange d’informations entre deux partenaires, il n’y a pas besoin d’avoir le même logiciel de gestion puisque les données peuvent être transmises malgré tout.

Les avantages de l’utilisation d’un EDI

L’utilisation d’un EDI pour la transmission des documents entraîne de nombreux bénéfices pour l’entreprise. Tout d’abord, cette méthode permet une réelle réduction des coûts. En effet, par rapport à des échanges en format papier où il y a le coût de l’encre, du papier, des frais d’envoi et de la main d'œuvre, ici, avec l’automatisation et l’informatisation du processus, le coût est plus limité. Une amélioration des relations commerciales s’installe puisque les partenaires partagent un langage commun. Aussi, une communication plus rapide entre eux est alors visible, du fait de l’automatisation de l’échange de données. L’’EDI permet aussi la réduction des erreurs ainsi qu’une sécurisation et une traçabilité des échanges qui permet la réduction du contentieux et des litiges

Le fonctionnement de l’EDI

1. Préparation des documents

Dans un premier temps, il convient de recueillir et d’organiser les données pour le document à transmettre.

2. Traduction des documents au format standard prédéfini

Les données sont intégrées dans un logiciel de traduction qui va convertir le fichier au format souhaité. Ensuite, il conviendra de choisir une méthode de transmission pour faire parvenir le document au destinataire. Pour cela, il est possible d’utiliser un logiciel de traduction EDI propre à votre solution ou de passer par un prestataire de services.

3. Transmission des documents

Une fois les documents convertis aux bons formats, ils sont prêts à être envoyés au destinataire à travers différents procédés comme la connexion via un fournisseur de réseau EDI ou alors à l’aide d’un protocole sécurisé.

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