FAQ
Comment rédiger un cahier des charges ERP ?
Définition d'un cahier des charges ERP
Un cahier des charges ERP est un document contractuel, qui permet de définir les besoins, attentes et exigences de l’organisation en ce qui concerne les logiciels ERP. Il est rédigé par le responsable de projet qui est accompagné par une équipe de projet représentative des différents départements qui utiliseront la solution ERP. Le cahier des charges à un rôle essentiel dans le choix de la meilleure solution et du meilleur intégrateur de l'ERP pour son entreprise.
À quoi sert un cahier des charges ERP ?
Un cahier des charges ERP permet plusieurs choses :
Clarifier et préciser les exigences souhaitées
Pour permettre d'aider à s'assurer que toutes les parties concernées comprennent exactement ce qui est attendu du système. Cela peut également aider à éviter les malentendus et s'assurer que le système sélectionné répond aux besoins de l'entreprise.
Déterminer le périmètre fonctionnel du projet ERP
Définir clairement les fonctionnalités et caractéristiques à mettre en place pour s'assurer que le système sélectionné répond à tous les besoins de l'entreprise. Cela peut être utile lorsqu'il y a des besoins spécifiques qui ne sont pas couverts de base par le système ERP.
Améliorer la communication et la collaboration
Pour permettre de définir les responsabilités de chaque partie concernée dans le projet, ce qui peut aider à améliorer la communication et la collaboration entre les différents départements et parties prenantes. Mais aussi, éviter les retards et les problèmes de coordination qui peuvent survenir lors de la mise en œuvre d'un projet de ce type.
Que faut-il mettre dans un cahier des charges ?
Voici quelques éléments qui peuvent être inclus dans un cahier des charges ERP :
1. Présentation de l’entreprise
Il est important de présenter l'entreprise et son secteur d'activité afin de donner une idée de ses besoins et de ses particularités métiers.
2. Objectifs du projet
Définir les objectifs et les attentes du projet afin de savoir ce que l'on veut atteindre avec son projet ERP.
3. Fonctionnalités et modules nécessaires
Définir les fonctionnalités et les modules nécessaires afin de s'assurer que la solution choisie répondra aux besoins de l'entreprise.
4. Caractéristiques et contraintes
Afin de bien comprendre les enjeux du projet, il convient d’exposer les caractéristiques spécifiques de l’entreprise afin de déceler les éventuelles contraintes. Il est nécessaire aussi de parler de la migration des données, une phase importante du projet, afin de savoir quelles sont les données à reprendre.
5. Détailler les modalités de mise en œuvre
Il convient d'exprimer clairement ce qui est attendu en s’appuyant sur les objectifs préalablement définis. Fixer le budget et le planning du projet afin de s'assurer que le projet reste dans les limites budgétaires et temporelles prévues. Prévoir les modalités de temps lié à la formation des utilisateurs. Enfin, prévoir les clauses de confidentialité afin de protéger les données de l'entreprise et de garantir leur confidentialité.
Quels sont les risques si l’on ne fait pas un cahier des charges ERP ?
Il est important de rédiger un cahier des charges avant de débuter un projet ERP afin de définir les objectifs et les attentes du projet, de déterminer les fonctionnalités et les modules nécessaires, de préciser les critères de sélection des fournisseurs et de fixer le budget et le planning du projet.
Si l'on ne rédige pas de cahier des charges avant de débuter un projet ERP, cela peut entraîner plusieurs risques :
Manque de clarté et de précision dans les objectifs et les attentes du projet : il est difficile de mesurer le succès du projet si l’on ne sait pas ce que l’on veut atteindre.
Choix d’une solution inadaptée : si l’on ne définit pas les fonctionnalités et les modules nécessaires, il est possible de choisir une solution qui ne répond pas aux besoins de l’entreprise.
Surcoûts et dépassements de budget : si l’on ne fixe pas le budget et le planning du projet, il est facile de dépasser le budget alloué et de se retrouver avec des coûts supplémentaires non prévus.
Retards et délais de mise en œuvre : si l’on ne définit pas clairement les étapes et les délais du projet, il est possible de rencontrer des retards et des délais de mise en œuvre plus longs que prévus.
En résumé, rédiger un cahier des charges avant de débuter un projet ERP est essentiel pour éviter les risques de manque de clarté, de choix d'une solution inadaptée, de surcoûts et de retards dans la mise en œuvre du projet.
