Lexique

Qu'est ce que le cahier des charges ERP ?

Définition d'un cahier des charges ERP

Un cahier des charges ERP est un document contractuel, qui permet de définir les besoins, attentes et exigences de l’organisation en ce qui concerne les logiciels ERP. Il est rédigé par le responsable de projet qui est accompagné par une équipe de projet représentative des différents services qui utiliseront la solution ERP. Le cahier des charges est une étape indispensable dans le choix du prestataire ERP.

À quoi sert un cahier des charges ?

Un cahier des charges ERP permet plusieurs choses :

  • Exposer les attentes et les besoins pour la solution ERP
  • Déterminer le périmètre du projet ERP
  • Rappeler les objectifs du projet à toutes les étapes

Que faut-il mettre dans un cahier des charges ?

1. Présentation de l’entreprise

Dans un premier temps, il convient de présenter le secteur d’activité ainsi que l’entreprise, dans l’objectif, pour l’éditeur de logiciels, de bien saisir les enjeux et les problématiques auxquelles elle est confrontée.

2. Analyse de l’existant

Aussi, il est nécessaire de décrire les solutions et les processus utilisés par l’entreprise afin de permettre à l’éditeur d’ERP de mieux comprendre comment fonctionne l’entreprise.

3. Présentation des besoins

Il convient ensuite de présenter les besoins et les attentes de l’entreprise de manière claire et hiérarchisée. Grâce à l’analyse de l’existant, il devient possible d’identifier les processus-clés de l’entreprise et de mettre en évidence les spécificités propres de l’activité.

4. Indication des contraintes

Afin de bien comprendre les enjeux du projet, il convient d’exposer les caractéristiques spécifiques de l’entreprise afin de déceler les éventuelles contraintes. Il est nécessaire aussi de parler de la migration des données, une phase importante du projet, afin de savoir quelles sont les données à reprendre.

5. Détailler le projet

Enfin, il convient d'exprimer clairement ce qui est attendu en s’appuyant sur les objectifs préalablement définis et de déterminer les échéances importantes du projet d’implémentation afin de construire un planning.

Quels sont les risques si l’on ne fait pas un cahier des charges ?

Tout d’abord, il peut arriver qu’il y ait des incompréhensions et de malentendus entre les deux parties, étant donné qu’il n’y a pas de document rassemblant l’ensemble du projet. Ceci peut donc amener à une mauvaise compréhension des besoins et donc plus largement à du retard sur le projet. Aussi, s’il n’y a pas de cahier des charges, les résultats ne seront pas forcément représentatifs des besoins de l’entreprise, ce qui peut entraîner une perte de temps et un coût très important pour l’entreprise.

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