Dédramatisons ! La rédaction du cahier des charges de votre ERP industriel ne doit pas s’apparenter à une première montagne à gravir. Simple, pragmatique, le document doit ouvrir des portes plutôt qu’en fermer, afin que l’ERP, une fois en place, donne à l’entreprise toute la flexibilité dont elle aura besoin. Voici comment procéder, tant sur le plan du contenu du cahier des charges que sur le plan méthodologique.
Périmètre fonctionnel : les écueils à éviter
Plusieurs écueils sont à éviter lors de la description du périmètre fonctionnel dans le cahier des charges de votre futur ERP. Attention en particulier à ne pas se perdre dans le détail. Inutile de faire une liste exhaustive de fonctionnalités “à la Prévert” – souvent inspirée d’ailleurs des fiches produits des éditeurs d’ERP – sans hiérarchisation et sans adéquation avec les besoins effectifs. Sans compter qu’une telle liste n’est valable qu’à l’instant T, car les attentes évoluent avec le temps.
Inutile également d’imaginer que l’ERP industriel va vous aider à brûler des étapes dans la digitalisation de l’entreprise. Ainsi, il est irréaliste de demander à votre futur ERP de gérer une planification avec 7 contraintes si aujourd’hui vous planifiez votre production sous Excel sans description formalisée de gammes et de nomenclatures. La marche serait trop haute. Dans ce cas, il vaudra mieux spécifier le besoin d’un module GPAO intégré à l’ERP, afin de structurer la gestion des produits, gammes et nomenclatures – entre autres – et de mettre en oeuvre un premier niveau de planification automatisée.
Lister les processus-clé
La meilleure façon d’exprimer vos besoins dans un cahier des charges sera de lister une dizaine de processus clés, que devra gérer votre ERP industriel. Par exemple, décrire comment vous envisagez :
- le traitement des commandes,
- les achats de matière et de composants,
- la planification de la production,
- le calcul des coûts de revient, la traçabilité et la gestion de la qualité,
- la planification et le suivi des livraisons,
- la facturation,
- le suivi et le contrôle de cette facturation,
- la gestion des stocks…
En complément, le cahier des charges pourra aussi recenser les fonctionnalités qui “posent problème” dans l’organisation actuelle et que l’ERP devra améliorer.
Cet ensemble de processus constitue le coeur de votre cahier des charges. N’allez pas plus loin. Il se concentre sur vos besoins essentiels, exprimés dans votre langage. En ne prétendant pas être exhaustif ni figé, il accorde aussi un droit à l’erreur et à l’oubli, avec la possibilité de revenir en arrière ou d’ajouter un besoin ultérieurement.
Mais surtout, cette description sous forme de processus a l’avantage de mettre l’accent sur la circulation de l’information dans l’entreprise, qui demeure l’objectif principal d’un ERP. Et elle est largement suffisante pour être interprétée par un intégrateur ou un partenaire logiciel… à la hauteur.
S’inscrire dans la vision de l’entreprise
L’ERP industriel que vous allez déployer est appelé à rester en place plusieurs années. Son cahier des charges doit donc refléter la vision de l’entreprise, pour que l’outil s‘adapte à ses orientations futures. C’est d’ailleurs pour cela qu’il est essentiel d’intégrer la direction générale à l’équipe projet.
Différents choix stratégiques peuvent avoir une influence sur l’activité :
- développement à l’international,
- projets de croissance externe,
- dématérialisation des échanges avec les donneurs d’ordre et fournisseurs,
- réorientation de l’offre,
- évolution des canaux de ventes (direct/indirect),
- développement du e-commerce…
Tous doivent être consignés dans le cahier des charges de l’ERP pour éviter des blocages ultérieurs.
Le socle technique, gage de pérennité
Toujours dans l’idée d’aboutir à un investissement durable, le cahier des charges précisera le socle technologique souhaité pour l’outil. C’est un point essentiel, qui peut paraître subtil. Il est souvent oublié dans les petites structures, peu familières avec les technologies informatiques. Pourtant, ce socle technologique détermine la pérennité de l’ERP bien plus encore que la liste de fonctionnalités. Sa description peut donc justifier de faire appel à une aide externe.
L’important ici sera de veiller à ne pas se retrouver dans une voie de garage avec un ERP basé sur des technologies obsolètes, fermées, à bout de souffle. Parmi les points essentiels, l’outil doit avoir une interface et une architecture web, avec un système de base de données robuste. Il doit aussi être développé dans un langage informatique moderne et répandu. C’est la meilleure façon de s’assurer de disposer à l’avenir de modules et de ressources pour enrichir et maintenir votre ERP industriel.
Un cahier des charges ERP en 5 étapes
Simple dans son contenu, le cahier des charges de votre ERP doit l’être aussi dans sa production. Voici un canevas méthodologique pour le réaliser en 5 étapes, qui s’étaleront au maximum sur un mois.
- Brainstorming : réunion de récolte d’information où chacun – métiers concernés, direction, IT – vient avec la description de ses problèmes et des améliorations souhaitées.
- Définition du périmètre fonctionnel : hiérarchisation des besoins selon la méthode Moscow. Clarification des directions principales (où veut-on aller ?) et des objectifs du projet ERP.
- Approfondissement du Must : creuser les priorités et les traduire en termes de processus.
- Définition du planning et de l’équipe : établir le calendrier visé et constituer l’équipe l’idéale pour le déploiement de l’ERP.
- Identifier les prestataires : déterminer le socle technologique souhaité (avec une aide extérieure si nécessaire) et valider une liste de prestataires potentiels (intégrateurs, éditeurs) pour le projet.
Cette approche du cahier des charges d’un ERP industriel, simple et pragmatique, a fait ses preuves. Elle évite les cahiers des charges fleuves, figés, longs à produire qui sclérosent le déploiement dès le départ. Mieux : en se concentrant sur les besoins essentiels, et en proposant un enrichissement progressif du périmètre fonctionnel, elle donne beaucoup d’agilité au projet. Elle évite aussi d’engloutir un budget faramineux dès le cahier des charges, et de réserver cet investissement pour le coeur du projet : le déploiement de l’ERP lui-même. Nos experts se feront un plaisir de vous en dire plus.
