Lorsqu’il est question de logiciels de gestion d’entreprise, de nombreux termes et acronymes reviennent dans les discussions. Parmi eux, celui de Progiciel de Gestion Intégré (PGI), plus communément appelé ERP (Entreprise Ressource Planning en anglais).

Mais que se cache-t-il vraiment derrière cette appellation ? Voici un article qui devrait répondre aux interrogations les plus courantes et dissiper certaines zones d’ombre !

PGI : définition

PGI

Concrètement, le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est un logiciel informatique développé par un éditeur unique regroupant différents modules dédiés à la gestion d’une entreprise.

Adopté par de nombreuses entreprises à partir des années 1990, notamment dans l’industrie, cet outil est aujourd’hui très largement répandu autour du globe, et considéré comme l’un des piliers de la transition numérique.

Comment fonctionne un progiciel de gestion intégré ?

PGI industriel

En premier lieu, il est important de comprendre que tous les PGI ne sont pas tous destinés à la même cible et possèdent des spécificités propres.

Ceci étant dit, le principe de fonctionnement global de tous les Progiciels de Gestion Intégrés reste le même : centraliser les données et les processus de l’entreprise autour d’une seule solution. Les progiciels sont généralement construits sur un socle technique et fonctionnel, que les entreprises paramètrent et enrichissent avec différentes “briques” en fonction de leurs besoins, chacune étant dédiée à un domaine précis. On retrouve par exemple :

  • La gestion commerciale (CRM, relation client…)
  • La gestion des ventes (devis, tri des commandes et des contrats…)
  • La gestion des ressources humaines (temps de présence, emploi du temps…)
  • La facturation et/ou la gestion comptable (délais de paiement, trésorerie…)
  • La gestion des achats, des fournisseurs et/ou des stocks (inventaire, réapprovisionnement…)

En règle générale, dès qu’une information est mise à jour, le changement est répercuté en temps réel dans la base de données centrale. De cette manière, les différents services disposent d’informations à jour, pour un bon enchaînement des différents processus structurants de l’entreprise (ex : dans l’industrie, l’arrivée d’une commande déclenche une planification en production et des commandes de matières premières).

Les données contenues dans le PGI servent à analyser la performance de l’entreprise, pour ensuite permettre la mise en oeuvre d’actions adaptées.

Avantages et limites des Progiciels de Gestion Intégrés

Penchons-nous désormais sur les principaux atouts d’un Progiciel de Gestion Intégré, mais aussi sur les quelques points de blocage potentiels et la manière de les aborder.

Avantages :

  • L’optimisation de la gestion et la productivité d’une entreprise tout en réduisant considérablement le taux d’erreurs et de doublons grâce à l’utilisation d’une base de données unique. Une fois saisie, l’information est propagée dans tout le système et n’a pas besoin d’être ressaisie.
  • La possibilité pour les entreprises de ne recourir qu’aux modules leur étant utiles, pour une solution “sur-mesure” et un budget maîtrisé.
  • La centralisation du Système d’information autour d’une même plateforme logicielle, qui fait chuter les risques d’incompatibilité ou de mauvais transfert des données. Cela évite aussi d’avoir recours à une multitude de logiciels et d’éditeurs. Toute l’entreprise travaille ainsi sur un seul système qui interconnecte l’ensemble des services.
  • L’amélioration de la réactivité et de la prise de décision pour les différents services, à l’aide de la mise à jour des informations en temps réel sur tous les modules.
  • La structuration de l’entreprise autour de processus standardisés et reproductibles. Ainsi équipée, l’entreprise devient plus réactive au quotidien.
  • Ainsi cumulés, tous ces avantages viennent faciliter la montée en volume de l’entreprise, et donc sa croissance en général !

Limites :

  • Le déploiement d’un Progiciel de Gestion Intégré est un investissement financier majeur pour la plupart des sociétés, et doit donc être réfléchi à l’avance. Un PGI est bien souvent calculé comme un coût, alors que le ROI dégagé par son utilisation permet de rapidement amortir l’addition, grâce au gain de temps et à des données plus fiables.
  • Le facteur humain doit lui aussi être pris en considération. Un PGI est une solution complète qui demande un temps d’adaptation et de formation auprès des collaborateurs concernés, avant que ces derniers deviennent pleinement autonomes. Heureusement, de nombreuses formations sont aujourd’hui proposées par les éditeurs et intégrateurs d’ERP. En ce sens, le développement des outils est de plus en plus orienté vers des interfaces intuitives facilitant leur prise en main.
  • Le choix d’un PGI engage souvent l’entreprise sur une longue durée, puisque la migration entre deux outils n’est pas toujours évidente à réaliser. Il est donc nécessaire de mettre en place une conduite du changement. Cependant, il existe aujourd’hui des experts spécialisés dans cette opération auxquels les dirigeants peuvent faire appel pour faciliter la transition.

Comment choisir le bon PGI ?

La question du choix du progiciel de gestion est un dilemme de taille pour bien des décideurs, qui peinent parfois à identifier la solution la plus adaptée à leur entreprise. Pourtant, avec un cheminement intellectuel bien défini, il est possible d’éclaircir la situation de façon significative. Dans cette optique, voici les points principaux sur lesquels se pencher avant de choisir un Progiciel de Gestion Intégré.

Identification des enjeux

ERP industriel

La première question à se poser est celle de la situation actuelle de l’entreprise : quels sont les points de blocage actuels qui posent régulièrement problème ? Y a-t-il des besoins particuliers dans un ou plusieurs services ? Quels sont les processus à améliorer ? Et le cas échéant, le déploiement d’un ERP pourrait-il résoudre ces problèmes ?

Cette phase de réflexion est cruciale, car c’est de cette dernière que va découler l’expression des besoins, qui pourra prendre la forme d’un cahier des charges.

Choix du type de PGI : généraliste VS spécialisé

choix PGI

Il existe aujourd’hui différents types de PGI, certains adaptables à tous types d’activités, d’autres focalisés sur certains secteurs : agriculture, industrie, immobilier… Les outils généralistes présentent l’avantage d’être très flexibles et de fonctionner pour la grande majorité des entreprises. Par ailleurs, ils sont souvent largement personnalisables.

Les ERP spécialisés (ou “métier”) sont de leur côté plus efficaces pour répondre à des besoins uniquement retrouvés dans certains secteurs. Ainsi, un PGI généraliste n’aura pas la même approche qu’un PGI industriel, puisque ce dernier proposera des fonctionnalités propres à l’industrie : gestion des nomenclatures, calcul des niveaux, caractéristiques des matériaux, gestion des variantes ou encore traçabilité de la production.

Au final, la prise de décision doit se faire sur la base des besoins et des enjeux de chaque entreprise. Pour une couverture globale des processus, une solution généraliste sera généralement plus pertinente. En revanche, si la société évolue dans un secteur régi par des normes et des réglementations spécifiques, avec un mode de fonctionnement plus précis, privilégier un outil spécialisé sera souvent la meilleure solution.

Choix du modèle d’acquisition

Un Progiciel de Gestion Intégré peut s’acquérir selon différentes modalités qui peuvent avoir un impact plus ou moins important sur son fonctionnement.

On distingue dans un premier temps les outils “On-Premise” (sur site) des outils “SaaS” (accessibles via Internet avec stockage sur le Cloud”). Les deux options sont tout à fait valables, mais possèdent des spécificités qui seront plus adaptées à certaines entreprises : hébergement en interne ou sur le cloud ? Accès uniquement sur les machines de l’entreprise ou possibilité de se connecter à distance ? Investissement initial ou paiement à long terme ?

Choix de la philosophie de l’éditeur

Viennent ensuite les variations “Propriétaire” et “Open-Source”. Alors que le premier est développé sur une base “privée” sur laquelle les clients n’ont aucun pouvoir, les PGI open source possèdent la particularité de partager leur code source, ce qui permet à n’importe qui disposant des compétences nécessaires d’en créer une copie personnalisée.

Le calcul du coût

Même s’il peut sembler évident, ce point n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Comme nous l’avons vu plus haut, un Progiciel de Gestion Intégré fonctionne souvent sur la base de modules indépendants que les entreprises peuvent choisir d’acheter (ou non) selon leurs besoins.

Le coût n’est donc pas “fixe”, car au-delà du tarif de base peut venir s’ajouter une myriade de fonctionnalités supplémentaires qui feront évoluer le prix en conséquence.

Le potentiel de durabilité

L’acquisition d’un tel outil est généralement ancrée dans une démarche de modernisation sur le long terme. Il peut donc être intéressant de se renseigner sur le rythme des mises à jour, ainsi que sur le potentiel de la solution à évoluer sur la durée, notamment en s’assurant de la pérennité de son socle technologique.

Le service client

coûts ERP

À moins d’avoir plusieurs experts en interne à disposition, une entreprise va devoir compter sur le support de l’éditeur ou de l’intégrateur avec lequel elle travaille : mises à jour, dysfonctionnements, questions… du moins avant de devenir autonome.

Encore une fois, évaluer la qualité du service client des différents prestataires dans votre “short list” (références, témoignages…) peut se montrer particulièrement utile pour faire un tri.

Les Progiciels de Gestion Intégrés sont aujourd’hui des outils puissants et flexibles dont une entreprise ne doit pas se priver dans le cadre de son développement et de sa transformation digitale. Chez Open prod, nous avons développé un ERP Open Source spécialement destiné au milieu de l’industrie. Flexible, intuitif et performant, il s’adapte parfaitement aux spécificités de différentes branches industrielles : plasturgie, mécanique, automobile…

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openprod

Par openprod, le 10/08/2020

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