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Intégration ERP:
notre méthode

En 2016, seulement 1 entreprise sur 3 a été satisfaite de son projet d’acquisition ou de renouvellement d’un ERP.

Les bonnes pratiques pour favoriser la réussite d’un projet:

– Une bonne évaluation du projet et des objectifs

– La capacité de paramétrage et d’adaptation du logiciel

– Des technologies fiables et faciles à maîtriser

– Des ressources humaines et budgétaires suffisantes

– Une gestion de projet flexible

– Un accompagnement des utilisateurs

 

L’intégration d’un ERP fait entrer plusieurs facteurs en jeu : le client, le logiciel et l’intégrateur, qui peut être l’éditeur du logiciel ou l’un de ses partenaires.
Ces facteurs regroupent plusieurs paramètres dont les besoins du client, le système à intégrer et l’humain. Ce dernier est souvent oublié alors qu’il est une source d’échec importante.
Nous vous proposons ici quelques bonnes pratiques et étapes à suivre pour une intégration ERP réussie.

Elles ne représentent en aucun cas la seule et unique méthode de mener un projet ERP.

Choisir et intégrer l’ERP qui correspond à son entreprise: la méthode
Phase 1: Définition du projet ERP de l’entreprise
Phase 2 : Recherche et validation de la solution
Phase 3 : Pre-projet
Phase 4 : Le Projet d’intégration ERP
Phase 5 : L’utilisation du système au quotidien

Phase 1: Définition du projet ERP de l’entreprise

Étape 0: Définition et priorisation des besoins fonctionnels de l’entreprise (processus métier, organisation..)

Avant de se pencher sur le choix d’un ERP, il est essentiel d’analyser et formaliser les processus de l’entreprise si cela n’a pas été fait. Ce formalisme est nécessaire afin de choisir le système d’information qui va correspondre aux besoins fonctionnels. C’est aussi l’occasion de « mettre à plat » les processus pour les analyser et les optimiser.

Les besoins fonctionnels devront être référencés, catégorisés par métier ou activité de l’entreprise (achat, vente, production…) et priorisés dans un cahier des charges.

Ce cahier des charges aide l’entreprise à définir ses attentes dans le projet ERP. Il sera également un premier document officiel à destination de l’intégrateur afin que ce dernier puisse dimensionner le projet et déterminer les enjeux et les risques du projet d’intégration.


Étape 1: Définition des caractéristiques techniques de l’ERP

Cette étape consiste à définir l’importance de chaque critère autour de l’ERP pour répondre aux besoins techniques de l’entreprise.

Nous avons retenu 6 grands critères correspondants aux fonctionnalités du système et son modèle économique qui vont impacter la gestion de l’entreprise au quotidien.

Couverture fonctionnelle : L’ensemble des fonctionnalités proposées par l’ERP, elle doit couvrir les métiers et processus que l’entreprise souhaite voir intégrés à la solution de gestion.

Adaptabilité : La capacité du système à s’adapter à différents processus de gestion. Ce critère a d’autant plus d’importance si l’entreprise possède des processus non standard. Dans tous les cas, il est important de prendre en compte la capacité de la solution à évoluer avec l’entreprise dans le futur et suivre les changements organisationnels.

Coût : Tous les coûts doivent être étudiés à court et à moyen terme (acquisition, maintenance..) et comparés au budget prévu.

Technologies : Les technologies sur lesquelles repose l’ERP : les bases de données, le langage de programmation…Plus elles seront récentes, plus leur fiabilité et leur souplesse est assurée.

Expérience utilisateur/ Ergonomie : Si l’expérience utilisateur est importante pour l’entreprise, il faudra prendre en compte la rapidité de prise en main de l’ERP, la facilité d’utilisation, la logique du système…

Accompagnement : Ces sont les services que propose l’intégrateur ou l’éditeur en terme de formation, de support des utilisateurs et le rythme auquel sont faites les mises à jour et montées en version de l’ERP.

Phase 2 : Recherche et validation de la solution

Étape 2 : La recherche

Les solutions retenues doivent être compatibles à votre cahier des charges.

Il est conseillé de demander des démonstrations du produit pour se projeter dans le système, son ergonomie, sa logique et sa capacité de paramétrage pour s’adapter aux processus de gestion d’une entreprise. Il est également possible d’essayer de manipuler des bases de test pour avoir une idée de la facilité de navigation. Il est important de garder une certaine réserve sur ces bases de test, les systèmes d’information restent complexes et nécessitent de la formation avant leur utilisation.

La démonstration est un premier contact avec d’éditeur ou l’intégrateur et donne une idée de leur connaissance du métier de leurs clients et de la compétence en matière d’intégration ERP.

Étape 3 : Validation de la faisabilité

A ce niveau, nous conseillons de sélectionner 2 à 3 solutions maximum.

Il est important d’évaluer l’adéquation entre la solution retenue, les compétences de l’intégrateur et les besoins et ressources de l’entreprise (financières, humaines…). Le choix fait limitera au maximum les risques d’échec pour l’entreprise.

En cas d’inadéquation entre la solution et vos besoins, le processus s’arrête. Il n’y a pas de perte de temps.

Étape 4 : Pre-Cotation

L’objectif de cette étape est d’avoir une estimation du budget nécessaire pour répondre aux besoins et attentes.

Dans cette estimation, une première cotation permet d’avoir une idée des différents coûts selon leur catégorie ou par étape du projet :

  • Audit et Installation du système

  • Paramétrage des instances

  • Adaptation du système

  • Formation des utilisateurs

  • Support des utilisateurs

  • Reprise de données

Le budget prévu va pouvoir être validé s’il correspond à celui nécessaire pour la couverture des besoins et attentes de l’entreprise. Il faudra réévaluer soit le budget, soit les exigences du cahier des charges dans un premier temps s’ils ne sont pas en adéquation.

Phase 3 : Pre-projet

Étape 5 : Audit

Une fois la solution validée, un audit peut être mis en place. L’objectif pour l’intégrateur est d’analyser les processus et spécificités d’organisation d’une entreprise afin de  déterminer l’effort nécessaire pour l’intégration de l’ERP. Une modélisation des processus de l’entreprise peut être réalisée afin de projeter l’organisation dans le système.

A la suite de cet audit, une offre basée sur l’estimation réalisée au préalable sera faite. Cette offre consistera le contrat d’intégration de la solution au sein de la société.

Étape 6 : Décision Go / No Go

Cette décision doit être prise par tous les acteurs, du côté de l’entreprise cliente et de celui de l’intégrateur. A l’issue de l’audit, il est possible de conclure que la solution retenue ne corresponde pas aux exigences du client. Cette décision doit être prise en fonction de la faisabilité du projet d’un point de vue technique, fonctionnel et humain.

Phase 4 : Le Projet d’intégration ERP

Étape 7 : Planification et organisation

L’objectif est de mettre en place une organisation au sein de l’équipe projet (client et intégrateur) et un planning. Les rôles sont répartis en fonction des parties prenantes :

Client 

  • Un Responsable du projet en interne : En charge du bon déroulement du projet, de la modélisation des processus, du déroulement des tests, de la formation. Cette personne doit parfaitement connaître les processus de l’entreprise. Il sera l’interlocuteur clé avec l’intégrateur.
  • Des utilisateurs-clés par fonction métier ou activité : Personnes référentes possédant une bonne expertise de son métier, ils seront en charge de :

    • Participer aux travaux concernant l’intégration de leur métier dans l’ERP

    • Réaliser les tests en lien avec leur métier

    • Former les utilisateurs finaux relatifs à leur métier

Intégrateur

  • Un Chef de projet dédié : Son rôle sera plus ou moins opérationnel. Il pourra aller du conseil sur la modélisation des processus jusqu’à la formation des utilisateurs-clés ou/et utilisateurs en passant par la gestion des tests, des développements spécifiques ou encore de la reprise de données.

  • Des Consultants ERP :  Des consultants de l’ERP pourront être affectés en soutient. Ils pourront être en charge de plusieurs activités :

    • Conseils pour la modélisation des processus de votre entreprise au sein du système

    • Réalisation des spécifications de développements et les tests associés

    • Formation les utilisateurs-clés

  • Des Développeurs techniques : Suivant les objectifs du projet, leur rôle pourra être :

    • Développements spécifiques sur le système qui auront été définis au préalable par le chef de projet ou les consultants.

    • Réalisation de la reprise de données

Des réunions régulières devront être programmées afin que l’ensemble des acteurs du projet soient synchronisés.

Des phases d’intégration peuvent être définies en respectant l’ordre de priorité des besoins pour avoir à disposition une partie de l’ERP rapidement. Le projet se réitérera autant de fois qu’il aura d’étapes.

Étape 8 : Spécifications et Modélisation des processus

L’objectif de cette étape est de modéliser dans le système les processus des métiers ou activités définis. La modélisation permettra de déterminer les paramétrages à mettre en place pour que le système vienne s’ancrer au mieux aux processus de gestion.

Les paramétrages pourront être effectués par les consultants et le chef de projet. Les ajustements ou développements spécifiques seront transmis aux développeurs techniques.

Étape 9 : Développement et tests (Chez l’intégrateur ou l’éditeur)

  • Paramétrage du système par les consultants ou le chef de projet

  • Développement des ajustements spécifiques par les développeurs formalisés dans l’étape 8

  • Tests des paramétrages et développements spécifiques par les développeurs et les consultants

  • Reprise des données (transfert) de l’ancien ERP dans le nouveau

Des échanges réguliers avec l’entreprise sont bénéfiques pour des contrôles sur l’avancement du projet. Ils permettent de garder la visibilité sur le projet et de vérifier à chaque étape que le l’avancement du projet correspond à la demande initiale.

Étape 10 : Le déploiement agile

Le déploiement ou mise en production est souvent réalisé par étape, par métier ou par activité.

Cela correspond au transfert de l’ERP dans son environnement réel. Le paramétrage, les développements et les tests réalisés sont déployés sur les infrastructures informatiques. Les keys-users peuvent à leur tour faire leurs tests. Les dernières corrections sont effectuées. Les formations peuvent être dispensées auprès des utilisateurs finaux.

Phase 5 : L’utilisation du système au quotidien

C’est le but final du projet et sa réalisation. L’intégrateur sera toujours présent pour accompagner ses clients.

  • Support : Assistance aux utilisateurs dans l’utilisation du système. Support des utilisateurs-clés pour la modélisation de nouveaux processus qui peuvent apparaître à la suite du projet.

  • Montées de version : Un système de gestion reste un outil qui se doit d’évoluer pour s’adapter aux évolutions du marché. Suivant le système et son éditeur, des améliorations de l’ERP auront lieu pour avoir accès à plus de fonctionnalités, optimiser l’ergonomie et facilité son utilisation.

  • Ajout de modules en autonomie : Les ERP modulaires comme Open-Prod possède une banque de modules fonctionnels (ou fonctionnalités) à télécharger en autonomie quand un besoin apparaît. L’ajout de ces modules peut être payant ou non selon le modèle économique choisi par l’éditeur de la solution. Les nouvelles fonctionnalités s’ajoutent immédiatement à l’ERP.

  • Maintenance logiciel : Pris en charge par l’éditeur, la maintenance logiciel correspond à la correction de bugs informatiques pouvant arriver au sein du système.

  • Évolution en  continue : De nouveaux besoins peuvent apparaître au sein de votre entreprise. Cela pourra demander de nouvelles spécifications, des modélisations, des développements spécifiques et de la formation. Les trois étapes précédentes (8, 9 et 10) se renouvelleront.