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Comment intégrer un ERP industriel?

( avec succès )

( avec succès )

Seulement 1 entreprise sur 3 est satisfaite de son projet d’acquisition ou de renouvellement ERP !

Les bonnes pratiques pour favoriser la réussite d’un projet ERP :
– Une bonne évaluation du projet et des objectifs
– La capacité de paramétrage et d’adaptation du logiciel
– Des technologies fiables et faciles à maîtriser
– Des ressources humaines et budgétaires cohérentes
– Une gestion de projet flexible
– Un accompagnement des utilisateurs

L’intégration d’un ERP fait entrer plusieurs facteurs en jeu : le client, le logiciel et l’intégrateur, qui peut être l’éditeur du logiciel ou l’un de ses partenaires. Ces facteurs regroupent plusieurs paramètres dont les besoins du client, le système à intégrer et l’humain. Ce dernier est souvent oublié alors qu’il est la principale source de réussite. Nous vous proposons ici quelques bonnes pratiques et étapes à suivre pour une intégration ERP réussie.

Elles ne représentent en aucun cas la seule et unique méthode de mener un projet ERP.

Choix et intégration ERP : la méthode
Phase 1: Définition du projet ERP de l’entreprise
Phase 2 : Recherche et validation de la solution
Phase 3 : Pre-projet
Phase 4 : Le Projet d’intégration ERP
Phase 5 : L’utilisation du système au quotidien

Phase 1: Définition du projet ERP de l’entreprise

Étape 0: Définition et priorisation des besoins fonctionnels de l’entreprise (processus métier, organisation…)ise

  • Analyse, « remise à plat » et formalisation des processus de l’entreprise
  • Définition des besoins fonctionnels et catégorisation par métier (achats, ventes, production, logistique…)
  • Identification des enjeux
  • Priorisation des besoins dans un cahier des charges

Étape 1: Définition des critères de choix de l’ERP

Nous avons retenu 6 grands critères.

Couverture fonctionnelle : L’ensemble des fonctionnalités proposées par l’ERP. Elle doit couvrir les métiers et processus que l’entreprise souhaite voir intégrés à sa solution de gestion.

Adaptabilité : La capacité du système à s’adapter à différents processus de gestion. Ce critère a d’autant plus d’importance si l’entreprise possède des processus non standard. Dans tous les cas, il est important de prendre en compte la capacité de la solution à évoluer avec l’entreprise dans le futur et suivre les changements organisationnels.

Coût : Tous les coûts doivent être étudiés à court et à moyen terme (acquisition, maintenance..) et comparés au budget prévu.

Technologies : Les technologies sur lesquelles repose l’ERP : les bases de données, le langage de programmation…Plus elles seront récentes, plus leur fiabilité et leur souplesse est assurée.

Ergonomie du logiciel : Si l’expérience utilisateur est importante pour l’entreprise, il faudra prendre en compte la rapidité de prise en main de l’ERP, la facilité d’utilisation, la logique du système, les aides à la navigation…

Accompagnement : Ces sont les services que propose l’intégrateur ou l’éditeur en terme de formation, de support des utilisateurs et le rythme auquel sont faites les mises à jour et montées en version de l’ERP.

Phase 2 : Recherche et validation de la solution

Étape 2 : La recherche

  • Sélectionner quelques solutions qui semblent correspondre aux besoins du cahier des charges
  • Prendre contact avec les éditeurs ou intégrateurs
  • Demander quelques démonstrations de produits pour se projeter dans le système, son ergonomie, sa logique et sa capacité de paramétrage
  • Essayer des bases de démonstration

Étape 3 : Validation de la faisabilité

  • Évaluer l’adéquation entre les solutions retenues, les compétences des intégrateur et les besoins et ressources de l’entreprise (financières, humaines…)
  • L’intégrateur évalue également la faisabilité du projet

Étape 4 : Pre-Cotation

  • Demander une estimation du budget nécessaire pour répondre aux besoins du cahier des charges
  • Validation ou non de la poursuite du projet de la part de l’entreprise cliente et de l’intégrateur

Phase 3 : Pre-projet

Étape 5 : Audit

  • Analyse des processus et spécificités d’organisation de l’entreprise afin de  déterminer l’effort nécessaire pour l’intégration de l’ERP
  • Modélisation des processus pour la projection dans le système
  • Nouvelle offre définitive suite à l’audit

Étape 6 : Décision Go / No Go

  • Prise de décision par tous les acteurs, du côté de l’entreprise cliente et de celui de l’intégrateur

Phase 4 : Le Projet d’intégration ERP

Étape 7 : Planification du projet

  • Mettre en place une organisation et un planning au sein de l’équipe projet (client et intégrateur).

Client 

  • Un Responsable du projet en interne : En charge du bon déroulement du projet, de la modélisation des processus, du déroulement des tests, de la formation. Cette personne doit parfaitement connaître les processus de l’entreprise. Il sera l’interlocuteur clé pour l’intégrateur.
  • Des utilisateurs-clés par fonction métier ou activité : Personnes référentes possédant une bonne expertise de leur métier, ils seront en charge de :

    • Participer aux travaux concernant l’intégration de leur métier dans l’ERP

    • Réaliser les tests en lien avec leur métier

    • Former les utilisateurs finaux relatifs à leur métier

Intégrateur

  • Un Chef de projet dédié

    • Conseils pour la modélisation des processus de votre entreprise au sein du système

    • Réalisation des spécifications de développements et les tests associés

    • Formation des utilisateurs clés

  • Des Développeurs techniques

    • Développements spécifiques sur le système qui auront été définis au préalable par le chef de projet

    • Reprise de données

Des réunions régulières devront être programmées afin que l’ensemble des acteurs du projet soient synchronisés.

Des phases d’intégration peuvent être définies en respectant l’ordre de priorité des besoins de l’entreprise pour avoir à disposition une partie de l’ERP rapidement.

Étape 8 : Spécifications et Modélisation des processus

  • Modéliser dans le système des processus métiers préalablement définis.
  • Détermination des paramétrages à réaliser sur le logiciel
  • Définition d’éventuels développements spécifiques

Étape 9 : Développement et tests (Chez l’intégrateur ou l’éditeur)

  • Paramétrage du système le chef de projet
  • Développements spécifiques
  • Tests des paramétrages et développements spécifiques
  • Reprise des données de l’ancien ERP vers le nouveau
  • Contrôles réguliers sur l’avancement du projet

Étape 10 : Le déploiement agile

  • Déploiement sur les infrastructures informatiques
  • Mise en production par étapes : transfert de l’ERP dans son environnement réel
  • Réalisation des tests par les utilisateurs-clés
  • Apports des dernières corrections
  • Formation des utilisateurs finaux

Phase 5 : L’utilisation du système au quotidien

C’est le but final du projet et sa réalisation. L’intégrateur sera toujours présent pour accompagner ses clients.

  • Support : Assistance aux utilisateurs dans l’utilisation du système. Support des utilisateurs-clés pour la modélisation de nouveaux processus qui peuvent apparaître à la suite du projet.

  • Montées de version : Un système de gestion reste un outil qui se doit d’évoluer pour s’adapter aux évolutions du marché. Suivant le système et son éditeur, des améliorations de l’ERP auront lieu pour avoir accès à plus de fonctionnalités, optimiser l’ergonomie et faciliter son utilisation.

  • Ajout de modules en autonomie : Les ERP modulaires comme Open-Prod possède une banque de modules fonctionnels (ou fonctionnalités) à télécharger en autonomie quand un besoin apparaît. L’ajout de ces modules peut être payant ou non selon le modèle économique choisi par l’éditeur de la solution. Les nouvelles fonctionnalités s’ajoutent immédiatement à l’ERP.

  • Maintenance logiciel : Pris en charge par l’éditeur, la maintenance logiciel correspond à la correction de bugs informatiques pouvant arriver au sein du système.

  • Évolution en  continue : De nouveaux besoins peuvent apparaître au sein de votre entreprise. Cela pourra demander de nouvelles spécifications, des modélisations, des développements spécifiques et de la formation. Les trois étapes précédentes (8, 9 et 10) se renouvelleront.