La gestion commerciale étant cruciale pour une société, Open-Prod possède un système de gestion des ventes et de CRM sophistiqué. Les modules de CRM et de devis permettent de créer des opportunités de vente et de les suivre dans le système. Le processus commercial est actualisé automatiquement tout du long de l’affaire pour assurer la productivité de l’utilisateur.
Open-Prod met à votre disposition des workflows entièrement personnalisables pour paramétrer le processus des ventes et gagner en flexibilité.
De nombreuses analyses et indicateurs existent afin d’analyser la performance commerciale.
Votre CRM, un facteur d'accélération
Gérez vos ventes et vos tarifs
Construisez vos devis
Gardez vos analyses sous contrôle
Tout savoir sur les clients
Gestion Client
Paramétrages principaux :
- Adresses (N adresses possibles)Contacts
- Moyens de communication (fax, tel, e-mail, Skype…)
- Planning d’ouverture du fournisseur
- Transports (délai, seuil, franco, transporteur imposé…) et des Incoterms,
- Devises
- Engagements
- RFA
- Etat du client (prospect, qualifié, abandonné)
- Rôle du client : Commandé par, livré à, facturé à, payé par, Groupe…
Paramétrages comptables :
- Condition de paiement et escompte
- Moyen de paiement
- Numéro de TVA et déclaration DEB
- Suivi de l’encours client, limite de crédit, blocage
- Information bancaire
Paramétrages sur les processus :
- Processus de facturation (groupement…) et mode d’envoi
- Mode de communication
- Gestion des relances
- Gestion des accusés de réception…
Article de vente
- Gestion de différentes unités : mesure, prix, vente
- Gestion des unités de vente différentes de l’unité de gestion avec un facteur fixe ou variable, par fournisseur
- Gestion des conditions de ventes :
- Minimums et multiples de commandes
- Délai client
- Plans et contrôles à la livraison
- Notes et consignes sur les ventes
- Packagings
- Gestion des référencements clients :
- Code et nom du produit chez le client
- Tolérances à livraison
- Séries économiques
- Familles de vente
- Unités de vente et unités de prix
- Packaging
- Multiples et minimums de ventes
- Politique tarifaires à date et en fonction des quantités
- Délais d’approvisionnement
- Ventilations analytiques
Gestion tarifaire
- Gestion de prix à partir du référentiel client
- À date avec échéancier
- Des différentes unités (vente, gestion, prix)
- Des multiples et minimums
- De la tarification avec devise
- Gestion des tarifs standards à partir d’un catalogue de produits en fonction
- d’un prix de base par produit ou famille de produit
- d’une quantité
- d’une date
- d’une règles de remise ou de prix net par client ou groupe de clients : remises en cascade ou cumulatives…
- d’une formule et de paramètre de la fiche produit
- Historique des prix
- Intégration de frais au prix de vente
- Structure tarifaire paramétrable
- Gestion des offres de prix
- Gestion d’un simulateur de calcul de prix
Tout savoir sur la CRM
CRM
- Gestion des opportunités :
- Paramétrage du processus
- Suivi des actions (rappel, meeting…) synchronisées avec son agenda
- Suivi de l’avancement
- Gestion documentaire
- Gestion d’indicateurs (CA, taux de transformation, délai entre chaque étape, temps passé)
- Gestion des notes et compte rendu
- Envoi d’ e-mail à partir des opportunités et archivages
- Assistant et outils :
- Création d’un client à partir d’une opportunité
- Conversion d’une opportunité en vente
- Gestion des offres de prix à partir des opportunités
Tout savoir sur les processus de vente
Processus de vente
- Offres de prix
- Demandes de devis
- Factures anticipées et acomptes
- Gestion des commandes :
- Vente simple ligne et multi-ligne
- Négoce
- Ouverte
- EDI
- Prévisionnelle
- Des états d’avancement de la commande : brouillon, en attente, délai, …
- Des flux de commande avec accusé de réception et confirmation des délais
- Des blocages et des validations de commande en fonction des encours et paiements …
- Outils et assistant :
- Création rapide de commande
- Possibilité de modification après validation de la commande
- Outil de paramétrage du processus de vente (workflow)
- Moteur de transformation EDI (Echanges de Données Informatisées) et de génération de commande
- Alertes par code couleurs
- Alertes par pop-up à la création d’une commande ou d’une ligne de commande
Livraisons
- Flux de livraisons standards : mise à jour des stocks en temps réels
- Gestion des produits avec traçabilités : affectation des lots
- Gestion :
- Des reliquats et livraisons incomplètes
- Des délais de livraison : Date planifiée, date de départ, délai de transport, date d’arrivée…
- Des transitaires, des expéditions et des appels transporteurs
- Des blocages de livraison et des attentes de paiement
- Des pourcentage de tolérance à livraison
- Des retours clients avec fiches de non conformités
- Impression de plans et contrôles
Tout savoir sur les analyses
Suivi des clients, des ventes et des livraisons
- Suivi des clients et gestion de leurs statuts :
- Suivi des clients et contacts (planning avec rappel, …)
- Visualisation des :
- Encours financiers et limites de crédit
- Expéditions et des retards
- Ventes réalisées
- Analyse des ventes en fonction des produits, des familles de produits, des commerciaux…
- Exportation des graphiques sur Excel
- Suivi des commandes :
- Des dates de la commande (date de création, date du devis, date de confirmation …)
- Des livraisons (partielles, avec reliquats, transitaires, …)
- Des facturations
Analyses graphiques
- Tableaux croisées dynamiques et KPIs (Key Performances Indicators) paramétrables
- Indicateurs de suivi variés :
- Chiffre d’affaire par client
- Chiffre d’affaire par produit
- Retards
- Non conformités
Les fonctionnalités avancées
Gestion des devis
Le devis peut être réalisé sans avoir définis au préalable le client ou encore les produits. Il correspond à un document dans lequel sont renseignées des lignes (produit) et qui pourra être envoyé à un contact.
- Création de devis sans client et produits
- Gestion des états d’un devis: brouillon, envoyé, convertis, terminé, abandon
- Envoi des devis par mails
- Impression d’un devis
- Conversion d’un devis en vente
- Conversion d’un contact (ou d’une adresse) en client
- Analyse sur les devis :
- Chiffre d’affaire
- Taux de conversion
Gestion des remises
Une gestion des remises sur ventes et factures est disponibles. Ces remises peuvent s’appliquer soit à la ligne de vente soit à la vente (respectivement à la ligne de facture ou à la facture). Le type des remises peut être fixe, variable (pourcentage), cumulative ou encore en cascade.
Gestion des marges
Une gestion des marges peut être mise en place sur les ventes et la facturation. Il permet de calculer des marges :
- En fonction du PMP (Prix Moyen Pondéré) du produit
- En fonction du dernier approvisionnement du produit
- En fonction d’un prix de revient saisie
Gestion des commissions
Des commissions par agents et par partenaire peuvent être gérées.
- Construction de règle de commissions par partenaire et par agents
- Pourcentage ou montant fixe
- Sur le montant des ventes
- Calcul automatique des commissions sur chaque vente et facture validées
- Gestion des règlements des commissions par agent et par période définie
- Génération de la facturation et du paiement associé
- Intégration dans la comptabilité de l’entreprise
Gestion de la performance client
Des analyses clients sont possibles sur une période et suivant différents indicateurs.
- Volumétrie
- Chiffre d’affaire
- Nombre de ligne de vente générées
- Nombre de produits achetées
- Délai
- Taux de service
- Nombre de ligne de réception en retard
- Nombre de jour moyen de retard
- Facturation
- Encours factures non payées
- Encours factures dépassées
- Qualité
- Nombre de non-conformités
Gestion des consignations
Une gestion des consignations chez les clients. il est ainsi possible :
- De générer des ventes de type “consignation” qui alimenteront le stocks de consignation du client en question sans s’occuper de la partie facturation.
- De générer des ventes de type “facture” de consignation qui généreront la facture, en lien avec une consommation du stock de consignation
Gestion des frais de transports
Cette fonctionnalité permet d’ajouter des frais de transport dans les ventes en fonction de l’incoterm de celles-ci. Il est ainsi possible de construire des règles de frais de transport basées sur :
- Le produit :
- Son poids
- Son volume
- Son prix
- Le pays du partenaire
- Un prix fixe et/ou un prix variable
Gestion des frais additionnels
- Gérer des frais fixes ou variables dans les nomenclatures pour optimiser les prix de revient
- Ajouter des frais d’approches dans des livraisons : manuellement, à partir de facture…
- Frais intégrés dans la valorisation des stocks
Gestion des avenants
Une fonctionnalités permettant de générer des avenants pour des ventes tout en conservant l’historique des ventes.
Kit de vente
Il est possible de gérer des ventes de kits. Par exemple une planche à roulette en kit : Roulettes, planches, support de roulette… la vente de ce kit générera autant de ligne qu’il y a de composants dans le kit.
- Assistant facilitant la génération des kits
- Gestion de nomenclature de type “kit”
- Plusieurs options disponibles : sections, gestion du produit de tête…
Gestion de contrat
Cette fonctionnalité permet de gérer des contrats, qui donnent généralement lieu à une facturation régulière à dates fixes. Un contrat peut être par exemple, un loyer, un abonnement, une prestation échelonnée… Un contrat s’applique soit à un client soit à un fournisseur. Il est défini sur un ou plusieurs produits qui correspondront aux éléments facturés. La fréquence de facturation sera définie au jour, à la semaine, au trimestre, au mois ou encore à l’année. Enfin, la facturation pourra être gérée manuellement ou automatiquement grâce à la fréquence de facturation.
Application de contact (CRM)
Une application mobile en lien avec la CRM. Cette application mobile permet de gérer des contacts :
- Connexion à plusieurs serveurs et base de données
- Synchronisation de l’ensemble des contacts
- Pour chacun des contacts, l’application permet de gérer des :
- Appels vocal : mobile et fixe
- SMS
- Informations générales : nom du contact, partenaire associé et adresse postale
Programme de livraison
Cette fonctionnalité apporte la possibilité de gérer un programme de livraison, notamment utilisé dans l’automobile.
- Construction d’un planning de livraison : ferme et prévisionnel
- Génération de vente associée (Vente simple ou ouverte)
- Prise en compte des commandes fermes existantes
- Gestion des achats et productions associés
- Calcul d’un stock à date en temps réel
- Gestion des réservations
