Achats et Approvisionnements

Open-Prod vous propose une gestion des achats avancée pour répondre aux nouveaux besoins (e-procurement…). Open-Prod met à disposition un outil de SRM (Supplier Relationship Management) ou Gestion de la relation fournisseur, qui permet de contrôler vos dépenses, d’optimiser vos achats, de suivre les évolutions tarifaires…

Personnalisez vos flux externes et internes, définissez les niveaux de validation de vos achats, tous cela avec le moteur de workflow entièrement personnalisable.

Intégrez tous vos processus de gestion au sein d’Open-Prod !

achats et approvisionnements Construisez vos processus achats

  • Générez, fusionnez, validez…
  • Paramétrez vos workflows
  • Définissez des niveaux de validation internes
  • Suivez et gérez vos appels d’offres

achats et approvisionnements Suivez les tarifs fournisseurs

  • Définissez des tarifs multi-critères
  • Ajoutez des frais : douanes, autres
  • Intégrez des paramètres : minimum, multiple d’achat
  • Gérez un historique des prix

achats et approvisionnements Gérez vos approvisionnements

  • Déclenchez vos approvisionnements automatiques et validez les
  • Définissez vos délais
  • Gérez les alertes : rupture, retard, avance
  • Suivez et analysez

achats et approvisionnements Suivez vos fournisseurs

  • Gérez vos référencements fournisseur par produit
  • Évaluez vos fournisseurs
  • Suivez leur performances
  • Analysez vos achats : Tableaux de bord personnalisables

 

Tout savoir sur les fournisseurs

Gestion Fournisseur

Paramétrages principaux :

  • Adresses (N adresses possibles)Contacts
  • Moyens de communication (fax, tel, e-mail, Skype…)
  • Planning d’ouverture du fournisseur
  • Transports (délai, seuil, franco, transporteur imposé…) et des Incoterms,
  • Devises
  • Engagements
  • RFA
  • Etat du fournisseur (prospect, qualifié, abandonné)
  • Rôle du fournisseur : Commandé à, livré par, facturé par, payé à, Groupe…

Paramétrages comptables :

  • Condition de paiement et escompte
  • Moyen de paiement
  • Numéro de TVA et déclaration DEB
  • Suivi de l’encours fournisseur
  • Information bancaire

Paramétrages sur les processus :

  • Mode de communication
  • Gestion des relances
  • Gestion des accusés de réception…

Article et Référencement fournisseur

  • Gestion des unités d’achat différentes de l’unité de gestion avec un facteur fixe ou variable, par fournisseur
  • Gestion des notes par défaut sur commande, réception et facturation
  • Gestion des alertes ou des blocages lors de la commande
  • Définition des référencements fournisseurs :
    • Code et nom du produit chez le fournisseur
    • Tolérances à réception
    • Séries économiques
    • Familles d’achat
    • Unités d’achat et unités de prix
    • Packaging
    • Multiples et minimums d’achats
    • Politique tarifaires à date et en fonction des quantités
    • Délais d’approvisionnement
  • Ventilation analytique
  • Mise en place de plans et contrôles à la réception
  • Gestion des certificats fournisseurs
  • Calcul du prix de revient selon différentes méthodes
    • Valorisation
    • Sur le référentiel fournisseur
    • Sur les 10 derniers achats
    • Sur le dernier achat
    • Manuel

Tout savoir sur la gestion des achats

Gestion des achats

  • Appels d’offres
  • Demandes de devis
  • Factures anticipées et des acomptes
  • Commandes
    • Achat simple ligne et multi-ligne
    • Sous traitance
    • Négoce
    • Ouverte
  • Flux de commande avec accusé de réception et confirmation délai
  • Notes sur commande d’achat, livraison et facturation
  • Conditions de paiement
  • Envois des commandes par fax ou mail
  • Blocages et validations des commandes
  • Outils et assistants :
    • Outil et processus de modification d’une commande
    • Outil de paramétrage du workflow des achats
    • Assistant de création rapide des achats
    • Assistant de fusion des achats

Gestion tarifaire

  • Tarifs par date, par devise, par quantité, ou par formule paramétrable
  • Frais de transport
  • Historique des prix
  • Intégration des frais au prix d’achat
  • Structure tarifaire paramétrable par fournisseur
  • Tarifs multi-critères paramétrables

Réceptions

  • Flux de réceptions standards : mise à jour des stocks en temps réels
  • Gestion des produits avec traçabilités : Génération de numéros de série, de lot, d’étiquette
  • Impression de plans et contrôles
  • Gestion :
    • Des reliquats et réceptions incomplètes
    • Des retours fournisseurs avec fiches de non conformités
    • Des pourcentage de tolérance à réception

Tout savoir sur les analyses

Suivi des achats et des réceptions

  • Suivi
    • des réceptions,
    • des facturations,
    • des alertes par code couleur (vert en avance, rouge en très en retard…)
  • Suivi des dates de commande (création, devis, accusé de réception…)
  • Visualisation :
    • Des consommations mensuelles
    • Des réservations
    • Des achats réalisés

Analyses graphiques

  • Tableaux croisées dynamiques et KPIs (Key Performances Indicators) paramétrables
  • Indicateurs de suivi variés :
    • Chiffre d’affaire par fournisseur
    • Chiffre d’affaire par produit
    • Retards
    • Non conformités

Les fonctionnalités avancées

Validation des achats

Un processus de validation interne des achats peut être mise en place entre les utilisateurs avant toute confirmation de ceux-ci.
  • Gestion des autorisations de validation
    • Par utilisateurs
    • Par montant H.T des achats (min et max)
    • Par catégorie
  • Modification du workflow des achats en fonction des étapes et des autorisation de validation
  • Processus de validation multi-niveau : Le processus peut être paramétré en plusieurs étapes de validation.
  • Historique des validations
  • Gestion des back-ups (Module « Back-up utilisateurs »)

MAJ rapide des référencements fournisseur

Une aide à la modifications et la mise à jour en masse des référencements fournisseurs est disponible à l’aide d’un fichier CSV.
  • Assistant d’import de référencement fournisseur
  • Modèle CSV d’import
  • Mise à jour des référencements fournisseurs sans perte de l’historique des prix

Kit d’achat

Il est possible de gérer des achats de kits. Par exemple une planche à roulette en kit : Roulettes, planches, support de roulette…L’achat de ce kit générera autant de ligne qu’il y a de composant dans le kit.
  • Assistant facilitant la génération des kits
  • Gestion de nomenclature de type “kit”
  • Plusieurs options disponibles : sections, gestion du produit de tête…

Performances fournisseur

Des analyses fournisseurs sont possibles sur une période et suivant différents indicateurs.
  • Volumétrie
    • Chiffre d’affaire
    • Nombre de ligne d’achat générées
    • Nombre de produits achetées
  • Délai
    • Taux de service
    • Nombre de ligne de réception en retard
    • Nombre de jour moyen de retard
  • Qualité
    • Nombre de non-conformités

Sous-traitance simplifiée

Il est possible de mettre en place une sous-traitance simplifiée, gérée simplement à travers des commandes d’achats et une logistique des matières premières associées. Aucun ordre de fabrication n’est nécessaire.
  • Gestion des achats de sous-traitance : services ou produits finis
  • Gestion des commandes d’achat fournisseur des matières premières associées à la sous-traitance
  • Suivi des commandes (sous-traitance et matière premières) et des livraisons
  • Assistant pour faciliter la création des commandes et des livraisons
  • Gestion de la logistique des matières premières associé à la sous-traitance
    • Livraison direct du fournisseur vers le sous-traitants
    • Livraison indirect : passage de la marchandise en interne avant d’être redirigée vers le sous-traitant
    • Livraison sur stock