Icon Achats et Appro
Achats et Approvisionnements
Open-Prod met à disposition un outil de SRM (Supplier Relationship Management) ou Gestion de la Relation Fournisseur, qui permet de contrôler vos dépenses, d’optimiser vos achats et de suivre les évolutions tarifaires.

Gestion des achats et approvisionnements

Interface de ligne de commande d'achat

Gérez vos achats et approvisionnements.

Détectez simplement et visuellement les manquants, les ruptures et les avances grâce aux couvertures de stocks calculées en temps réel. Ainsi, vous pourrez déclencher vos approvisionnements soit en automatique soit manuellement après validation.

En savoir plus
Interface recherche de prix par fournisseurs

Suivez vos fournisseurs et leurs tarifs.

Suivez l'activité de vos fournisseurs et évaluez leurs performances (Taux de service...). Définissez leurs référencements produits selon de multi-critères et des paramètres précis : prix, quantité, minimum et multiple d'achat (MOQ), frais, douane... et historisez leurs tarifs.

En savoir plus

Interface d'analyse financière

Gardez le contrôle sur vos approvisionnements.

Grâce à des tableaux de bord paramétrables, vous pourrez suivre vos consommations, évaluer la performance de vos fournisseurs (Retard, non-conformité) ou encore analyser vos volumes d'achat.

En savoir plus

achat

Créez et suivez simplement vos achats.

Saisissez simplement vos achats, suivez leurs avancements au travers de leur workflow et gérer leurs réceptions et factures.
Création et suivi d'un achat
Lire la vidéo
Lire la vidéo
achat

Définissez des alertes spécifiques.

Sécurisez vos flux et processus d'achat en définissant des alertes sur des produits ou partenaires critiques.

Téléchargez la fiche fonctionnalité détaillée pour connaître toutes les possibilités de l'ERP.

achat

Implémentez des cycles de validation.

Gérez vos processus d'achats en définissant des niveaux de validation internes. Configurez ainsi des circuits de validation en fonction du montant total de la commande ou de sa typologie.
Visualisation d'un cycle de validation
Lire la vidéo
Actualisation des références fournisseur
Lire la vidéo
fournisseur

Mettez à jour simplement vos référencements fournisseurs.

Envoyez un Excel rempli à vos fournisseurs et réimporter le une fois remplis : vos tarifs seront mis à jour automatiquement. Il n'y a pas plus simple !

Des modules pour tous les besoins

Inclus dans toutes les offres, ils permettent la gestion complète d'une entreprise industrielle avec des besoins standards.
Achats
Gestion de l’activité du service achats. De la génération de devis, à la confirmation de commande, en passant par la gestion des réceptions, la facturation et les paramétrages (Tarifs, référencement fournisseurs...).
Ventes / Achats
En lien avec les modules "Ventes" et "Achats", gestion des activités de négoce et le lien entre les ventes et les achats.
Fonctionnalités complémentaires avec un paramétrage mineur pour l'installation.
Achat de kit
Création de plusieurs lignes d'achat à partir d'une nomenclature. Chaque composant de la nomenclature devient alors une ligne d'achat.
Processus de validation des achats
Définition des cycles de validation des achats en fonction du montant ou de leur typologie : production, investissement...
Gestion des alertes (Achat et vente)
Gestion d'alertes pour les utilisateurs. Les alertes peuvent être paramétrées lors de la sélection d'un partenaire ou d'un produit. Des messages sont définis au niveau des achats ou des ventes par exemple.
Sous-traitance simplifiée (Achat)
Gestion d'une sous-traitance comme un achat : envoi des matières, gestion des commandes de prestation... sans recours à un ordre de fabrication. Il permet une gestion simplifiée de la sous-traitance.
Appel d'offres
Gestion des appels d'offres avec demande de prix par email ou par import de fichiers CSV. L'objectif de ce module est de générer rapidement des demandes de prix et de simplifier la mise à jour des tarifs.
Échéancier de réceptions des achats
Gestion simplifiée d'un échéancier de réceptions des achats.
Gestion des avenants
En lien avec la fonctionnalité "vente". Gestion des avenants sur les ventes et les achats avec suivi de l'historique.
Fonctionnalités complémentaires avec un paramétrage plus avancé pour l'installation, avec souvent l'intervention de l'intégrateur.
Demande de devis multiple
Gestion de plusieurs devis pour un même achat et suivi des demandes de devis.
Configurateur de produit
Le configurateur gère les produits sur 3 axes: les variantes, les dimensions et les options. Le configurateur est lié à un questionnaire permettant de faciliter la gestion des concepts de variantes, d'options et de dimensions...
Multi société
Gestion de plusieurs sociétés sur une seule base de données ainsi que leur activité respective : ventes, achats, production, logistique, stock, comptabilité...
Gestion des produits en multi société
Gestion des produits en multi société sur plusieurs paramétrages : approvisionnements, comptabilité...

Pour aller plus loins

Gestion Fournisseur

Paramétrages principaux :

  • Adresses (N adresses possibles) contacts
  • Moyens de communication (fax, tel, e-mail, Skype…)
  • Planning d’ouverture du fournisseur
  • Transports (délai, seuil, franco, transporteur imposé…) et des
    Incoterms
  • Devises
  • Engagements
  • RFA
  • État du fournisseur (prospect, qualifié, abandonné)
  • Rôle du fournisseur : Commandé à, livré par, facturé par, payé à,
    Groupe…

Paramétrages comptables :

  • Condition de paiement et escompte
  • Moyen de paiement
  • Numéro de TVA et déclaration DEB
  • Suivi de l’encours fournisseur
  • Information bancaire

Paramétrages sur les processus :

  • Mode de communication
  • Gestion des relances
  • Gestion des accusés de réception…

Article et Référencement fournisseur

  • Gestion des unités d’achat différentes de l’unité de gestion avec
    un facteur fixe ou variable, par fournisseur
  • Gestion des notes par défaut sur commande, réception et
    facturation
  • Gestion des alertes ou des blocages lors de la commande
  • Définition des référencements fournisseurs :
    • Code et nom du produit chez le fournisseur
    • Tolérances à réception
    • Séries économiques
    • Familles d’achat
    • Unités d’achat et unités de prix
    • Packaging
    • Multiples et minimums d’achats
    • Politique tarifaires à date et en fonction des quantités
    • Délais d’approvisionnement
  • Ventilation analytique
  • Mise en place de plans et contrôles à la réception
  • Gestion des certificats fournisseurs
  • Calcul du prix de revient selon différentes méthodes
    • Valorisation
    • Sur le référentiel fournisseur
    • Sur les 10 derniers achats
    • Sur le dernier achat
    • Manuel

Gestion tarifaire

  • Tarifs par date, par devise, par quantité, ou par formule paramétrable
  • Frais de transport
  • Historique des prix
  • Intégration des frais au prix d’achat
  • Structure tarifaire paramétrable par fournisseur
  • Tarifs multi-critères paramétrables

Réceptions

  • Flux de réceptions standards : mise à jour des stocks en temps réels
  • Gestion des produits avec traçabilités : Génération de numéros de
    série, de lot, d’étiquette
  • Impression de plans et contrôles
  • Gestion :
    • Des reliquats et réceptions incomplètes
    • Des retours fournisseurs avec fiches de non conformités
    • Des pourcentage de tolérance à réception

Gestion des achats

  • Appels d’offres
  • Demandes de devis
  • Factures anticipées et des acomptes
  • Commandes
    • Achat simple ligne et multi-ligne
    • Sous-traitance
    • Négoce
    • Ouverte
  • Flux de commande avec accusé de réception et confirmation délai
  • Notes sur commande d’achat, livraison et facturation
  • Conditions de paiement
  • Envois des commandes par fax ou mail
  • Blocages et validations des commandes
  • Outils et assistants :
    • Outil et processus de modification d’une commande
    • Outil de paramétrage du workflow des achats
    • Assistant de création rapide des achats
    • Assistant de fusion des achats

Suivi des achats et des réceptions

  • Suivi
    • Des réceptions
    • Des facturations
    • Des alertes par code couleur (vert en avance, rouge en très en retard…)
  • Suivi des dates de commande (création, devis, accusé de réception…)
  • Visualisation :
    • Des consommations mensuelles
    • Des réservations
    • Des achats réalisés

Analyses graphiques

  • Tableaux croisées dynamiques et KPIs (Key Performances
    Indicators) paramétrables
  • Indicateurs de suivi variés :
    • Chiffre d’affaire par fournisseur
    • Chiffre d’affaire par produit
    • Retards
    • Non conformités

Validation des achats

  • Gestion des autorisations de validation
    • Par utilisateurs
    • Par montant H.T des achats (min et max)
    • Par catégorie
  • Modification du workflow des achats en fonction des étapes et des autorisations de validation
  • Processus de validation multi-niveau : Le processus peut être paramétré en plusieurs étapes de validation
  • Historique des validations
  • Gestion des back-ups (Module « Back-up utilisateurs »)

Performances fournisseur

  • Volumétrie
    • Chiffre d’affaire
    • Nombre de ligne d’achat générées
    • Nombre de produits achetées
  • Délai
    • Taux de service
    • Nombre de ligne de réception en retard
    • Nombre de jour moyen de retard
  • Qualité
    • Nombre de non-conformités

MAJ rapide des référencements fournisseur

  • Assistant d’import de référencement fournisseur
  • Modèle CSV d’import
  • Mise à jour des référencements fournisseurs sans perte de
    l’historique des prix

Sous-traitance simplifiée

  • Gestion des achats de sous-traitance : services ou produits finis
  • Gestion des commandes d’achat fournisseur des matières premières
    associées à la sous-traitance
  • Suivi des commandes (sous-traitance et matière premières) et des
    livraisons
  • Assistant pour faciliter la création des commandes et des livraisons
  • Gestion de la logistique des matières premières associé à la
    sous-traitance
    • Livraison direct du fournisseur vers le sous-traitants
    • Livraison indirect : passage de la marchandise en interne avant
      d’être redirigée vers le sous-traitant
    • Livraison sur stock

Kit d’achat

  • Assistant facilitant la génération des kits
  • Gestion de nomenclature de type “kit”
  • Plusieurs options disponibles : sections, gestion du produit de tête…

Modules ERP complémentaires

Icon gestion commerciale
Gestion commerciale
  • Votre CRM, un facteur d’accélération
  • Gérez vos ventes et vos tarifs
  • Construisez vos devis
  • Gardez vos analyses sous contrôle
Icon stocks
Stock & Traçabilité
  • Évitez les erreurs de stock avec la traçabilité
  • Modélisez vos emplacements et entrepôt
  • Suivez votre valorisation des stocks
  • Apportez du terrain avec notre application logistique
Icon production
Production
  • Planifiez votre production
  • Suivez vos ateliers de prodution
  • Une application tablette pour vos opérateurs
  • Gérez votre sous-traitance industrielle

Vous êtes intéressé par l'ERP ?
Inscrivez-vous pour une démo

Présentation d'Open-Prod en action et réponse à vos questions.
Visuel du catalogue des modules d'Open-Prod

Cartographie des modules

Retrouvez les 180 modules d'Open-Prod détaillés en fonction des fonctionnalités de l'ERP