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Purchasing

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Open-Prod includes a complete and simplified purchasing management feature, from quote to order confirmation. The Purchase process with Open-prod is fully integrated into the system allowing an order to either be automatically generated from the requirement (sale or production), or to be manually entered into the system. You can analyze purchase data by creating dashboards and charts and exporting them to spreadsheets. Purchase documents are customizable and can be automatically sent by email.

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Product and supplier referencing

  • Fixed or variable purchase units
  • Default models for orders, deliveries and invoicing
  • Alerts or blocking mechanisms when placing orders
  • Definition of:
    • Delivery tolerances
    • Economic series
    • Purchasing categories
  • Default analytical breakdown :
    • Control plans upon reception
    • Purchase notes and instructions
    • Product code and name in supplier inventory
  • Pricing policy to date and according to quantity
  • Full cost calculation according various methods:
    • Supplier catalogs
    • Last purchases
    • Stock units…
round

1

logiciel de gestion de achats et création de commandes
la gestion des achats fournisseur sur open prod
round

2

Price management

  • By :
    • Date, currency, quantity, or customizable formula
    • Transit cost
  • Customizable by supplier
  • Multiple- criteria…

Purchasing management

  • Tender offers, quote requests, anticipated invoices and deposits
  • Orders (simple purchase, single or multi-line, subcontracting)
  • Delivery notification and deadline confirmation
  • Blocking mechanisms and order validation
  • Follow-up:
    • Deliveries, invoicing
    • Order dates (creation, quote, devilvery notifications)
  • Tools and assistance :
    • Order modification
    • Purchase workflow configuration
    • Assistance for fast purchase creation
    • Assistance for merging purchases
round

3

fusionner les achats avec le système de gestion open prod
round

4

Gestion des achats

  • Gestion :
    • Des appels d’offres
    • Des demandes de devis
    • Des factures anticipées et des acomptes
    • Des commandes :
      • Achat simple ligne et multi-ligne
      • Sous-traitance
      • De négoce
      • Ouverte
    • Des flux de commande avec accusé de réception et confirmation délai
    • Des adresses de livraison
    • Des notes sur commande d’achat, livraison et facturation
    • Des conditions de paiement
    • Des envois des commandes par fax ou mail
    • Des blocages et des validations commandes
  • Suivi :
    • Des réceptions, facturations
    • Des alertes par code couleur (vert : en avance, rouge : très en retard…)
    • Des dates de commande (création, devis, accusé de réception…)
  • Outils et assistant
    • Outil et processus de modification d’une commande
    • Outil de paramétrage du workflow des achats
    • Assistant de création rapide des achats
    • Assistant de fusion des achats

Réceptions

  • Réception :
    • Produit avec traçabilité
    • Avec génération d’étiquette
    • Avec impression des plans et contrôles
    • Blocage des réceptions
  • Gestion :
    • Des retours fournisseurs
    • Des reliquats
    • De la livraison incomplète
    • Des bons de réception
round

5

round

6

Comptabilité et facturation

  • Gestion :
    • Des factures et paiements fournisseur
    • Des avoirs, des escomptes …
    • De la position fiscale (TVA et taxes)
    • Des conditions de paiement
  • Valorisation des produits au PMP, réelle et par lot
  • Valorisation avec intégration de frais (coût de transport)

Qualité et non conformité

  • Palmarès fournisseur
  • Gestion :
    • Des contrôles à réception selon échantillonnage
    • Des fiches de non conformité
    • Des réclamations et retours
    • Des quarantaines
    • Des certificats fournisseurs
round

7

round

8

Analyse et reporting

  • Analyse :
    • Des CA par fournisseur
    • Des CA par produit
    • Des retards
    • Des non-conformités
  • Suivi des achats :
    • Suivi des livraisons
    • Suivi des facturations
    • Gestion des relances
    • Gestion des retards
    • Gestion de la distribution analytique
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Product and supplier referencing

  • Fixed or variable purchase units
  • Default models for orders, deliveries and invoicing
  • Alerts or blocking mechanisms when placing orders
  • Definition of:
    • Delivery tolerances
    • Economic series
    • Purchasing categories
  • Default analytical breakdown :
    • Control plans upon reception
    • Purchase notes and instructions
    • Product code and name in supplier inventory
  • Pricing policy to date and according to quantity
  • Full cost calculation according various methods:
    • Supplier catalogs
    • Last purchases
    • Stock units…
logiciel de gestion de achats et création de commandes
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Price management

  • By :
    • Date, currency, quantity, or customizable formula
    • Transit cost
  • Customizable by supplier
  • Multiple- criteria…
la gestion des achats fournisseur sur open prod
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Purchasing management

  • Tender offers, quote requests, anticipated invoices and deposits
  • Orders (simple purchase, single or multi-line, subcontracting)
  • Delivery notification and deadline confirmation
  • Blocking mechanisms and order validation
  • Follow-up:
    • Deliveries, invoicing
    • Order dates (creation, quote, devilvery notifications)
  • Tools and assistance :
    • Order modification
    • Purchase workflow configuration
    • Assistance for fast purchase creation
    • Assistance for merging purchases
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Gestion des achats

  • Gestion :
    • Des appels d’offres
    • Des demandes de devis
    • Des factures anticipées et des acomptes
    • Des commandes :
      • Achat simple ligne et multi-ligne
      • Sous-traitance
      • De négoce
      • Ouverte
    • Des flux de commande avec accusé de réception et confirmation délai
    • Des adresses de livraison
    • Des notes sur commande d’achat, livraison et facturation
    • Des conditions de paiement
    • Des envois des commandes par fax ou mail
    • Des blocages et des validations commandes
  • Suivi :
    • Des réceptions, facturations
    • Des alertes par code couleur (vert : en avance, rouge : très en retard…)
    • Des dates de commande (création, devis, accusé de réception…)
  • Outils et assistant
    • Outil et processus de modification d’une commande
    • Outil de paramétrage du workflow des achats
    • Assistant de création rapide des achats
    • Assistant de fusion des achats
fusionner les achats avec le système de gestion open prod
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Réceptions

  • Réception :
    • Produit avec traçabilité
    • Avec génération d’étiquette
    • Avec impression des plans et contrôles
    • Blocage des réceptions
  • Gestion :
    • Des retours fournisseurs
    • Des reliquats
    • De la livraison incomplète
    • Des bons de réception
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Comptabilité et facturation

  • Gestion :
    • Des factures et paiements fournisseur
    • Des avoirs, des escomptes …
    • De la position fiscale (TVA et taxes)
    • Des conditions de paiement
  • Valorisation des produits au PMP, réelle et par lot
  • Valorisation avec intégration de frais (coût de transport)
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Qualité et non conformité

  • Palmarès fournisseur
  • Gestion :
    • Des contrôles à réception selon échantillonnage
    • Des fiches de non conformité
    • Des réclamations et retours
    • Des quarantaines
    • Des certificats fournisseurs
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Analyse et reporting

  • Analyse :
    • Des CA par fournisseur
    • Des CA par produit
    • Des retards
    • Des non-conformités
  • Suivi des achats :
    • Suivi des livraisons
    • Suivi des facturations
    • Gestion des relances
    • Gestion des retards
    • Gestion de la distribution analytique
procurement lines and purchasing information in an ERP
gestion des achats et approvisionnement dans un logiciel de gestion industrielle